¿Cómo ser un asistente virtual fácilmente y desde casa?

¿Sabes en qué consiste el trabajo de un Asistente Virtual?, pues si no lo sabes aquí te lo vamos a enseñar todo sobre esta manera de ganarse la vida  que puedes hacer desde la comodidad de tu hogar.

 

Para muchas personas el tener que cumplir con un horario de trabajo y las múltiples actividades que este conlleva, de hecho muchas de ellas tampoco pueden hasta dormir, ya que solamente piensan en ir a la oficina y encontrar que tienen sus tareas atrasadas. Pero si se da el caso que usted es una persona con ánimos de ser emprendedor, pues deberías comenzar por hacer un trabajo en donde tú solo seas el empleado, y que pueda dedicar el tiempo que requiera el mismo.

Claro está que para hacerlo de esta manera debe tener responsabilidad en respetar su propio horario, la mejor manera de comenzar e iniciarse en un trabajo de emprendedor es que usted se convierta en un asistente virtual.

¿Qué es un Asistente Virtual?

Un asistente virtual es una persona que se dedica a realizar servicios de soporte o ayuda a diversas empresas, pero siempre trabajando desde un sitio diferente al de ella, bien sea en una oficina sola o desde su propio hogar.

Este concepto de trabajo surgió en la década de los noventa, cuando se hace realidad trabajar de una manera virtual debido a los diversos avances de la tecnología, la llegada del Internet de alta velocidad, y la rapidez que había para hacer intercambio de información y documentos, haciendo que este tipo de empleo se convirtiera en un hecho real.

El asistente virtual por lo general es una persona que se contrata para que haga las tareas más fastidiosas o difíciles, dentro de una oficina o empresa, y la persona contratada bien puede estar dentro de la misma ciudad, en el mismo país, e incluso, o en otro.

De acuerdo a la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales, esta persona es un profesional de tipo independiente que hace la prestación de un servicio como soporte administrativo, de creación o técnicos a diversos clientes, de diversas industrias y desde un lugar no cercano, que por lo general es su propia oficina o su hogar.

También pueden ser personas que cada determinado tiempo asistan a la empresa o negocio para hacer una especie de coworking, es decir trabajar con una parte del equipo de la empresa para realizar una actividad específica en la cual es experto.

Este trabajo que ellos hacen es para que algunas de las tareas o actividades de la oficina puedan ser realizadas en el menor tiempo posible y de una manera correcta. Esto sucede porque o bien las personas de la empresa no les gusta esta tarea, porque el trabajo quita mucho tiempo, o porque el persona que está en la empresa no está capacitado para el mismo.

Los asistentes virtuales se solicitan ya que tienen el tiempo necesario para realizar la función, son emprendedores y sus empresas son online, es decir que pueden enviar la información o trabajo requerido a través del Internet. En ocasiones se contratan a estas personas ya que la empresa no quiere tener la opción de darle un empleo fijo a una persona, para así no tener que pagar ciertos aranceles de tipo legal.

La mayor parte de las empresas que contratan a asistentes virtuales son las empresas medianas y pequeñas, para que hagan las funciones de gestión en las redes sociales como Facebook, twitter, Instagram, correos electrónicos, entre otras.

Esta modalidad surgió en los Estados Unidos gracias a Anastasia Brice, la cual comenzó a trabajar haciendo planificaciones de viajes y trabajando como asistente ejecutiva, por lo que toma la decisión de llevarse su trabajo a su hogar, y seguir haciendo el mismo a través de internet por lo que pudo expandir su negocio en el mundo.

Ella después decide entrenar a otras personas que vieron de buena manera este trabajo. Otra emprendedora en este ambiente fue Christine Durts la cual fundó la Asociación Internacional que mencionamos anteriormente, y cuya principal función es la de asesorar y formar  a asistentes virtuales y sobre todo dar a conocer este tipo de empleo y de cuáles son sus funciones primordiales.

Lo que hace un asistente virtual

Las actividades que puede hacer un asistente virtual para pc son muchas, y estas son las mismas que puede hacer un personal de apoyo, pero estas actividades a veces no solamente incluyen las gestiones de redes sociales sino también todo lo que tenga que ver con el marketing, el diseño de las páginas web y otros tipos de servicio.

Muchas de estas personas hacen cursos para así tener una especialización en ciertas habilidades tales como el diseño de las páginas web, y hasta hacerse expertos en bienes raíces, en leyes, administración, contabilidad, entre otras.

La mayor parte de estas personas tienen negocios o empresas propias, las cuales manejan desde su hogar, lo cual les permite ganar más dinero, administrar su propio tiempo y pueden tener un mejor control de las actividades que realizan. Este trabajo le permite a la empresa a tener ciertos documentos actualizados, contabilidad al día, o tener una mejor posición en las redes, con tan solo contratar a una persona para que realice el trabajo de asistente virtual.

¿Cómo puede un asistente virtual beneficiar a su negocio?

Cuando el dueño de una empresa contrata a un asistente virtual, lo hace para delegar en él las funciones que llevan mucho más tiempo y que son las más agotadoras. Para que una empresa cuente con un equipo en crecimiento, es necesario que tenga todo el trabajo esencial al día, de esta forma puede canalizar de una mejor manera sus estrategias y visualizar su posición en el mercado.

¿Cómo saber cuándo está listo para contratar a un asistente virtual?

Esto dependerá del tipo de empresa que usted tenga y de la función que desee asignarle al asistente virtual. La recomendación que podemos darle es que lo haga cuando en realidad estime necesario hacerlo, no espere a que se encuentre en un nivel de desespero para comenzar a delegarle estas funciones a otra persona para que su negocio salga adelante.

Hacerlo en el momento oportuno es buscar que su empresa o negocio comience a crecer, el trabajo se hace más fácil cuando lleva a una persona especialista a un equipo, y que todo comience a funcionar de la manera correcta, sobre todo en los momentos de mayor actividad de la empresa. Por eso usted debería empezar a conseguir una respuesta a ciertas preguntas como

• ¿Se siente preparado para que su negocio o empresa crezca rápidamente de ahora en adelante?
• ¿Tiene la capacidad para pagarle a una persona una vez al mes por el trabajo realizado?
• ¿Conoce cuáles son las actividades que debe comenzar a delegar en un asistente virtual?

Si las respuestas a estas tres preguntas son afirmativas, entonces no pierda su tiempo, y comience a buscar a la persona que necesita y cubra sus expectativas  para que sea su asistente virtual.

Cómo contratar un asistente virtual

Tomando en cuenta que esta es una buena idea para trabajar desde casa, conseguir un asistente de este tipo es vital para los dueños de las empresas ya que pueden ver mejorías en los ingresos de la misma y hace que esta puede tener un buen crecimiento dentro del mercado.

Si usted vas a ser su propio jefe desde la casa, va a necesitar de tiempo para que mantenga una buena concentración en la tarea que va a hacer, porque esta es la clave para tener un buen resultado; de acuerdo a muchos comentarios un asistente virtual puede hacer una mejor función que una persona de la misma empresa. El trabajo se hace en un menor tiempo y a un menor costo, siempre y cuando la persona que se contrata sea capacitada y asuma sus responsabilidades con seriedad.

Lo primero que usted debe hacer para contratar a un asistente virtual es hacer un listado de todas las actividades que tiene pendiente para que contrate a otra persona para hacerlas; busque hacer por orden de prioridad, que es lo más importante que necesita ser delegado. Si el problema es que la red de su correo electrónico está obsoleta, entonces coloca este punto al principio y busque un especialista en redes sociales, si el problema es la contabilidad, consiga a un contador especializado, y si requiere de un traductor contrate a un asistente virtual en español.

En segundo lugar es determinar cuál es la persona ideal para contratarla, en este caso puede conseguir una empresa que tenga este tipo de personal y se lo recomiende o asigne para hacer el trabajo que necesita en su negocio. Lo último que puede hacer es conseguir a alguien a través de sus propias redes y que tenga las referencias necesarias para hacer el trabajo deseado, en este caso puede hacer público un anuncio en prensa, escoger el más confiable va a hacer que usted ahorre tiempo y le evitará malestares.

Cómo iniciar un negocio de asistente virtual

Una de las ventajas de este tipo de trabajo es que se puede comenzar de una manera rápida, fácil y accesible. Existen muchas empresas que necesitan de la ayuda de asistentes, así que si usted tiene sus habilidades y conocimientos y los implementos necesarios para comenzar, comience a buscar el primer cliente y emprenda su nuevo camino. Pero entonces ¿Cómo comienzo?

• Primero determine cuál es el tipo de servicio que quiere ofrecer y a quién quiere llegar; ¿qué tareas específicas sabe hacer? ¿es contador? ¿sabe de diseño gráfico?, ¿maneja la administración de empresas?, en fin busque cuál es su área y promociónese
• Cuando determine lo que va a ofrecer, establezca el costo de sus servicios, bien sea por hora, por paquete, por mes; eso lo decide usted
• También debe chequear si por el servicio que ofrece requiere algún tipo de licencia, por ejemplo los abogados y los contadores deben estar colegiados, así que verifique bien su situación, porque usted puede tener muchos años de experiencia por haber trabajado en un bufete de abogados, pero sí no tiene las credenciales que lo acrediten como tal, no puede ejercer como uno.
• Determine cuáles van a ser los gastos para iniciarse como asesor de soporte virtual
• Comience a conseguir la clientela adecuada, ponga sus servicios en las redes sociales para que se informen de lo que está ofreciendo
• Es una buena estrategia que tenga una página propia en Linkedln o cualquier otro sitio de la web, en donde las personas puedan verle de una manera rápida.

Lista de servicios que pueden ofrecer los Asistentes virtuales

La lista de trabajos que se pueden ofrecer como asistente virtual con herramientas de Google es muy amplia, entre ellas le podemos mencionar las siguientes

• Escribir entradas de blogs, libros electrónicos, libros, folletos de información
• Hacer embudos para correos electrónicos
• Escribir o transcribir audio o videos
• Hacer publicaciones en redes sociales como Facebook, Twitter o Instagram
• Editar y revisar publicaciones hechas en blogs, páginas web, libros o recetas
• Elaborar los correos para un email de marketing
• Redactar contenidos para páginas web o paginas comerciales
• Hacer descripciones de productos para las tiendas online, a estos se les denomina gestores de tiendas o productos
• Hacer propuestas de subvenciones
• Redactar cartas
• Realizar contabilidad para empresas
• Diseño gráfico
• Llevar la administración de una empresa
• Atender clientes por correos electrónicos, chats o teléfonos, hacerles seguimientos a los mismos.
• Organizar los buzones del correo.
• Realizar, gestionar o clasificar comentarios en páginas o blogs
• Dar asistencia en webinars en directo.
• Llevar la administración de una agenda.
• Hacer presentaciones en power point
• Gestionar suministros o insumos para empresas.
• Hacer la ordenación, empaquetado y envío de regalos a clientes.
• Llevar una agenda de entrevistas
• Contestar llamadas telefónicas
• Hacer reutilización de contenido de video a blog escrito o viceversa
• Llevar las actas de una videoconferencia
• Hacer calendarios editoriales de un blogs
• Incorporar nuevos clientes y responder sus correos, enviar facturas y copias de contratos
• Hacer seguimiento a potenciales clientes, o mantener los actuales
• Hacer presentaciones
• Arreglar viajes
• Preparar formularios o encuestas
• Embalar y enviar productos
• Monitorear contenidos de YouTube
• Trabajar como agente inmobiliario.
• Hacer lanzamientos de eBooks
• Hacer gestión de proyectos.
• Planificar y gestionar eventos.
• Gestionar sorteos
• Hacer la organización de los discos virtuales de una empresa
• Contratar a personas para empresas
• Hacer compras
• Hacer traducciones
• Hacer presentaciones de lluvias de ideas
• Hacer las estrategias para negocios
• Editar fotos
• Realizar diapositivas para talleres
• Diseñar tarjetas de todo tipo
• Buscar imágenes para páginas de internet, redes sociales o blogs
• Hacer la creación de estilos de marcas
• Hacer diseños para eBooks o archivos en PDF
• Hacer programaciones para actualizar redes sociales
• Hacer gestión y creación de cuentas de Printerest
• Hacer gestión y creación de pines de promoción
• Hacer la configuración y llevar la gestión de un grupo de Facebook, Instagram, Linkedln y redes sociales
• Responder mensajes en las redes sociales
• Hacer las gestiones de pagos y facturas
• Realizar cobranzas
• Manejar nóminas.

¿Cómo utilizar esta lista de servicios de asistentes virtuales?

Se pueden utilizar dependiendo del tipo de servicio que vaya a promocionar, a veces se puede hacer combinaciones de varios de ellos y hacer la venta de los mismos por paquetes, por proyectos o estableciendo un pago mensual de tipo básico. Lo ideal es que en lo que más le guste haga una breve investigación y se documentes mejor.

Le recomendamos que vea algunos vídeos de YouTube, y si cree que no tiene las habilidades necesarias, puedes hacer cursos online para especializarse mejor. Tampoco puede quedarse estancado ofreciendo un solo servicio, mientras más pueda destacarse en varias cosas mayor oportunidad de ganar clientes tendrá.

Pros y contras de ser un asistente virtual

Este trabajo tiene grandes ventajas, en primer lugar porque es un trabajo que se está expandiendo de una manera rápida y genera una buena cantidad de dinero en ingresos para la persona. Entre otras de sus ventajas te podemos indicar.

• Al inicio sus costos son muy bajos, ya que solo requiere de una computadora personal con una buena conexión de Internet
• Posicionarse en lo que más le gusta le genera beneficios independientes, ya que buscará las empresas que desea
• Es un trabajo flexible en donde usted mismo coloca sus horas de trabajo, y lo mejor es que lo haces desde la comodidad de su casa

Ahora bien como cualquier trabajo también presenta una serie de desventajas, las cuales están basadas en el tipo de negocio que es realizado desde el hogar. Entre ellas tendrás las siguientes

• Debe tener un registro actualizado si hace declaraciones de impuestos, por ejemplo
• No tiene los mismos beneficios de los trabajadores de la empresa a la cual le vas a hacer el trabajo de Asistente Virtual, como son un seguro de salud, un beneficio de jubilación, entre otros
• En la medida que pasa el tiempo los costos van aumentando ya que su clientela también comenzará a crecer
• Si va a hacer este tipo de trabajo busque que las empresas que le contraten sean legítimas, así estará evitando estafas que podrían llevarle a que le hagan una investigación administrativa o penal

Habilidades necesarias para ser un Asistente Virtual

Las habilidades que requieres para ser un Asistente Virtual son las mismas que debe tener un asistente administrativo o una secretaria, es decir,  ser organizado, tener un trato agradable si va a trabajar por teléfono, saber usar computadoras, sistemas de informática, manejo de redes sociales, y si el trabajo es un poco más delicado tener los conocimientos y habilidades específicos de acuerdo a lo que usted fue contratado.

También debe tener una buena capacidad para mantenerse concentrado si está en su casa, los equipos necesarios; y por supuesto debe ser un buen planificador.

Cualidades esenciales del Asistente Virtual

Un asistente virtual debe tener una serie de cualidades, las cuales hacen que se posicione en su mercado de trabajo

Debe ser confiable

Muchas personas le buscarán si usted es una persona en la que se pueda confiar, ya que da avances de sus trabajos y los entregas a tiempo, esto hará que su cartera de clientes aumente; le mantendrá en una buena imagen ante los dueños, y ellos mismos harán comentarios de lo efectivo que es en los servicios que proporciona, difundiendo así su profesionalismo.

Debes ser un profesional, cuando una persona le llame para usar sus servicios debes devolver la llamada, o bien si se comunican con usted por correo o redes, responda siempre, ya que esto aumenta su nivel de profesionalismo.

Buena capacidad de comunicación

Desde el primer momento en que le contratan para un trabajo de Asistente virtual debe mantener informado a su cliente de lo que está haciendo, por eso debes decirle en cuanto tiempo va a comenzar a darle los resultados de sus trabajos, diariamente, cada dos días, semanal. Una vez que termines con las asignaciones, debe estar pendiente de cuando comenzara su nueva tarea. Ningún cliente va a querer estar detrás de usted para que le haga un trabajo o le actualice un sistema, o le dé un reporte de lo que hace.

Gestión de Tiempo

Cuando haces un trabajo de asistencia virtual debes enfocarte en hacerlo bien, hágala de una en una, no trate de hacer varias cosas al mismo tiempo, ya que puede perder concentración. Si va a trabajar con varios clientes debe tener en su pensamiento que cada uno de ellos es único e importante, por lo tanto debe hacer una agenda de trabajo.

Realice una planificación previa y haga cada tarea, primero las planificadas y que sabe hacer rápidamente y deje para después las que tienen una mayor complejidad. Se puedes ayudar con un calendario de Google, en donde puede marcar lo que va a hacer a través de diferentes colores para diferenciar los trabajos.

Recursos

En ocasiones recibirá llamadas o correos para pedirle información sobre tecnicismos de sus trabajos o funciones, tal vez le pidan cosas que jamás ha realizado, por lo que debe hacer una investigación en internet o redes sociales. Un asistente virtual debe brindar soluciones y resolver problemas a cada uno de sus clientes.

Si no tiene esta capacidad de gestionar soluciones no será un buen asistente virtual. Tampoco debes ser un superhéroe, solo debe ser lo más realista posible y no caer en suposiciones de su trabajo, por eso debe investigar usted mismo; y mientras más honesto sea con sus clientes sobre cuáles son sus habilidades, mejor le irá.

Los clientes en todo caso no deben esperar que usted conozca todo, en caso que no tenga muchos conocimientos sobre algo, dígale que va investigar todo sobre el tema; revise videos, foros. blogs, intercambie información con otros asistentes virtuales, lo importante es que se mantengas informado y al día con las innovaciones o conocimiento de lo que usted hace, y sobre todo cuáles son los avances en la tecnología.

Gestionando expectativas e inculcando confianza

Para ser un buen asistente virtual debe saber bien qué es lo que hace y asegurarse que su cliente lo sepa y confíe en usted, porque esto hará que el mismo también conozca mejor su trabajo y como funciona su empresa. Si le llega un cliente nuevo este va a tener dudas de lo que usted haces, así que su labor es guiarlo en el trabajo poco a poco, para que sepa qué hace, qué necesita, y explicarle cómo lo hará de una mejor manera. Esto requiere de ganar experiencia, pero mientras más lo practique mejor realizará su lista de trabajo.

Trabajando solo

En este punto se encuentran aquellos llamados Freelancers, o personas que hacen trabajos libres, por lo general son felices cuando realizan sus tareas solos, y no les gusta tener personas a su alrededor mientras están laborando. En este aspecto la decisión es únicamente suya ya que usted será quien decida si va a trabajar en un espacio de la empresa o si lo vas a hacer solo en su hogar.

Para muchos asistentes virtuales que fueron consultados sobre su trabajo ellos consideraron que las cualidades importantes del mismo deben ser buenos comunicadores, confiables, constantes en sus trabajos, versátiles, flexibles, adaptables, ser precavidos o confidentes, tener ingenio, bien organizados, ser comprensivos, tener empatía, ser tolerante y paciente; además deben ser honestos, profesionales y accesibles.

Ellos también manifestaron que un buen asistente virtual debe saber solucionar los problemas que se presenten, tener motivación ser proactivos, tener buena memoria.

En fin un asistente virtual si comete una equivocación debe decirlo, arreglar el problema y no volver a cobrar por ello, de esta manera si un cliente no está feliz por su trabajo, que no sea por su causa; cuando esto sucede por lo general es porque no averiguó bien sobre el tema o no aclaró con su cliente lo que él quería.

La motivación es primordial para este trabajo, todos los días debe sentir deseos de hacer las cosas, no debe creer que sus clientes saben todo, pero si observa que ellos pueden mejorar en algo, debe tener la iniciativa y decírselo.

Además debe tener la seguridad que este tipo de trabajo es lo que quiere, ya que debes comercializarse todo el tiempo, esto implica darse a conocer en todo el medio en donde está incursionando; recuerde que ningún cliente se parece a otro, cada uno de ellos es distinto así que debe aprender a adaptarse a su personalidad y la manera en que trabaja cada uno. Lo que le puede funcionar con un cliente no siempre puede funcionarle con otro.

Certificación como Asistente Virtual y Desarrollo Profesional

Hoy en día existen muchas empresas que se dedican a preparar a personas para ser asistentes virtuales y otorgan un certificado, muchas de ellas le exigen que debe tener previamente una clientela, y establecen un pago; sin embargo, hay otros que son gratis, por lo que lo único que debe hacer es averiguar cuál es el que le conviene.

Muchos clientes no solicitan a sus asistentes virtuales un certificado, pero no está demás en tenerlo, sobre todo si está comenzando en este tipo de negocios, un certificado puede serle útil a los contadores públicos. Hacer una exploración del mercado de los asistentes virtuales le puede ayudar a encontrar contactos o personas que ya saben cómo manejar una planificación de empresas.

Con este trabajo puede tener dos formas de trabajo, bien que le empleen o que usted emplees a otras personas. Cuando usted decide ser el empleado no va a invertir en buscar clientes, pero va a tener una tarifa, un horario y una manera de trabajar un poco restringida. Cuando es un empleador tendrá más facilidad de hacer sus programaciones y saber con cuál cliente va a trabajar; además que usted mismo va a poner el costo de su trabajo, pero también debe buscar sus clientes y hacer el pago de los impuestos.

Además este tipo de trabajo se puede conseguir en muchos portales web que son especialistas en los mismos, es un mercado que ha tenido una gran demanda y un crecimiento acelerado. El salario de un asistente virtual varía en función de los servicios que ofrezca, su experiencia, su tiempo en el trabajo. Por lo menos en Europa un trabajador de este tipo cobra aproximadamente 55 euros por hora, la manera en que usted cobre por su trabajo dependerá de lo que decida; por hora, día, semana, mensual, siempre dependiendo de cuáles son las condiciones que le oferten o que haya realizado y colocado en su contrato.

Tenga siempre en cuenta que un asistente virtual no es un teleoperador, este trabajo se dedica a hacer ventas por teléfono, así como tampoco son aplicaciones móviles, existen softwares con este nombre pero no deben ser confundidos con las funciones de un verdadero asistente virtual.

Un asistente virtual necesita formación, debe estar en la búsqueda continua de nueva información, leyes, contenidos, para que pueda ser proactivo, ya que su función es que un negocio sea más productivo, por tanto no debe dejar de hacer cursos y conocer bien como se manejan las diversas herramientas de trabajo. Si tiene esto adelantado ya está listo para lanzarse como asistente, sabiendo manejar lo que son las redes, las páginas web y el copywriting. Mientras más experiencia adquiera mejor cotizado estará y mayor cantidad de clientes vas a encontrar.

Debe hacerse una buena presentación en las páginas web de los servicios que presta, haga que esta sea atractiva, y confiable; especifique cuáles son sus habilidades, conocimientos y funciones le puede brindar a las empresas, además de cuál es la tarifa que impone por hacerlo. También debe saber la cantidad de tiempo que va a dedicar a este trabajo.

Los clientes que busca para su trabajo deben saber qué ofrece, busque aquellos negocios que piense pueden estar interesados en sus servicios, llámelos y promociónese; puede buscarlos de manera personal o por internet, dígale a sus amistades lo que hace, porque tal vez en sus trabajos buscan personas como usted. Asista a los eventos más importantes de su área y entregue tarjetas de presentación.

Trate de crear su propia marca personal en sus páginas web y redes en donde ofrezca tips de contenidos que sean útiles para quien los leas y estos se interesen en usted; de esta manera puede llegar a un mercado más amplio y conseguir más clientes potenciales.

Tenga cuidado cuando uses redes sociales, trate de conseguir aquellas que mejor se adapten a sus necesidades de promoción, tener muchas de ellas implica que debes tener tiempo para verlas y manejarlas a todas. Las más recomendables por la frecuencia de uso en internet son el Facebook y Linkedln, ya que en ellas tiene la oportunidad de

• Compartir sus opiniones en un blog.
• Poder tener interacción con gente profesional que le ayude a estar en este mercado
• Poder participar en charlas en grupos con otras personas que hacen el mismo trabajo, mantenerse actualizado con ellos y compartir experiencias personales
• Hacerle seguimiento a otros profesionales y otras empresas en donde puede tener interés para promocionarse y que le contraten

En fin parece fácil convertirse en un asistente virtual, pero tiene un poco de trabajo, sobre todo en formación y en el alcance que tengas en cuanto al acceso a internet, teléfono, computador, audífonos y materiales de oficina, por lo demás su salario lo pone usted mismo de acuerdo a tu tiempo, experiencia, servicios que ofrezca y de los clientes que tenga. Muchas personas se han interesado en este tipo de trabajo ya que va a tener un ingreso sin tener que salir de su casa, pero recuerde que debes tener responsabilidad y ser constante en su trabajo.

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