¿Cómo limpiar la base de datos de forma segura?

En la actualidad existen infinidades de bases de datos, así como herramientas o sistemas que permiten un mantenimiento fácil y práctico, esto también incrementa nuestra dependencia en la actualización continua de los datos almacenados, así como la constante actualización de la tecnología de vanguardia que se crea con este fin, es por ello que en este artículo se indicará cómo debemos limpiar la base de datos de forma segura.

Cómo limpiar la base de datos

Al hablar de limpieza de una base de datos debemos comprender y entender los elementos que la componen, para así determinar la forma correcta en la que deberíamos planificar nuestra limpieza y optimizar los datos que tenemos almacenados.

Elementos que conforman una base de datos

La búsqueda de eliminar información obsoleta almacenada y hasta no fiable, es prioridad en el logro de nuestra meta, por lo que, antes de profundizar en cómo limpiar la base de datos de forma segura, debemos saber ¿Qué elementos conforman una base de datos?

Para tener una mejor perspectiva debemos partir del orden natural de cómo hacer las cosas, así como lo primero es aprender a nadar antes de inscribirse en un curso de buceo con equipo autónomo, podemos comprender que si no sabemos la teoría base de un sistema de datos se disminuye nuestra probabilidad de éxito en los objetivos que nos planteamos al desear limpiar la base de datos.

¿Qué es un Dato?

Esta es la representación simbólica de un carácter cuantitativo o cualitativo, el mismo puede ser: numérico, alfabético, algorítmico, espacial, etc. El dato por sí solo no compone ningún esquema de información pero al ser estructurado y ordenado de forma utilizable genera detalles específicos de información.

La información

Comprende todo el conjunto de datos significativos y apropiados que describen sucesos. A diferencia de los datos, la información tiene un significado para quien la visualiza siendo esta el resultado del procesamiento de los datos.

El programa de creación y manejo de bases de datos

Está diseñado con el propósito de permitir al usuario hacer lo que quiera, este nos facilita una interfaz para insertar la información desde cualquier periférico y luego procesarla para obtener reportes de cualquier tipo.

La base de datos

• Se puede definir como la estructuración de un conjunto de datos, los cuales están relacionados entre sí, para poder ser: recobrados, actualizados, insertados, borrados y consultados.

Algunos tipos de bases de datos

Las bases de datos pueden clasificarse dependiendo del criterio seleccionado para su clasificación:

Bases de datos estáticas

Estas bases de datos almacenan datos de solo lectura, por lo general de tipo histórico que permiten que la información sea utilizada para el estudio del comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Un ejemplo de esta pueden ser los cambios en la temperatura del ambiente que ocurren cada día y que serán parte de un estudio climático.

Bases de datos dinámicas

En estas bases de datos permiten la modificación de los datos almacenados a través del tiempo, con el propósito de actualizar o insertar nuevos datos, también pueden generar reportes de los datos guardados. Este ejemplo se puede manifestar en el constante cambio y actualización de información que se realizan en la planilla de afiliación de familiares de una corredora de seguros.

Bases de datos bibliográficas

Esta base de datos solo almacena datos para permitir la localización de la fuente primaria. Su contenido son cifras o números y puede almacenar un resumen de la publicación original, nunca el texto completo. Se puede evidenciar en el inventario de un almacén.

Bases de datos de texto completo

Esta base de datos posee la estructura adecuada para almacenar todo el contenido de la fuente primaria. Una de las bases de datos más usadas hoy en día gracias a la ventaja que nos ofrece la lectura online de documentos informativos.

Propósito de una base de datos

Las bases de datos están creadas para guardar información y mantenerla disponible para su acceso de manera eficaz. Esto puede ser la diferencia entre: una buena o mala toma de decisión, dar una respuesta rápida y fiable, ser la ventaja al hacer un negocio, resolver un problema, hacer una campaña de marketing, buscar un proveedor, etc. Debido al enorme problema que pueden ocasionar datos guardados sin una actualización recurrente, es que se descubre la importancia de limpiar la base de datos.

Te invitamos a ver el siguiente video donde aprenderás un poco más sobre la importancia de las bases de datos.

Un ejemplo a lo antes expuesto sería que un cliente realice una solicitud de un repuesto y no se haya cargado en el sistema de ventas, pero si se encuentra en existencia física en el almacén.  Otro muy común es cuando existen productos que traen mejoras y estas no son actualizadas en nuestra base de datos, seguro que al ofrecerle este artículo al cliente como una solución, no se podrán ofrecer estos detalles que pueden ser los más importantes para la resolución de su problema.

Funciones de un programa de creación y manejo de bases de datos

Con un poco más de conocimiento sobre el tema y sabiendo que el contenido de una base de datos está almacenada con el propósito de que los datos estén disponibles para los usuarios, un objetivo de la base de datos es eliminar la redundancia o lograr minimizarla.

Conociendo que la base de datos no es en sí, una aglomeración de información sino un almacén de datos debidamente estructurados y organizados, esto ha obligado a la creación de sistemas que permitan la interfaz del usuario para administrar y procesar los datos.

En este sentido, el objetivo principal de los programas de creación y manejo de bases de datos consiste en poder operar de una forma sencilla y ordenada los datos pertenecientes a una base de datos para consecutivamente convertirlos en información relevante, que pueda detallarse en reportes para un mejor manejo y una fácil toma de decisiones. Entre las diversas funciones que deben desempeñar los programas de creación y manejo de bases de datos tenemos:

• Abstracción de los datos

La principal razón de ser del programa de creación y manejo de bases de datos es hacer invisible en donde se almacenan los datos, es indistinto para el usuario conocer la cantidad de archivos que utiliza la base de datos, si ocupa uno, diez, cien o aún más archivos, el usuario solo debe percibir su correcto y eficaz funcionamiento.

• Independencia de los datos

Capacidad de aceptar modificaciones o actualizaciones de los datos ya cargados, sin que se incurra en cambios en las aplicaciones. Esta función aplica con la duplicidad que no se hayan podido eliminar y aparecen en la data almacenada, lo que motiva a realizar un control posterior que permita la modificación o actualización de esas anomalías. Existen diferentes configuraciones que no permitirán la carga de data que consideremos ineficaz para nuestra base de datos.

• Seguridad de los datos

Para esta fase se deben considerar dos aspectos que pueden afectar los datos almacenados de nuestra organización, el primero son aquellos usuarios que poseen permisos para ingresar a la base de datos y que sin intención o descuido, lleguen a borrar datos importantes.

La segunda opción y más dañina son los agentes externos que puedan verse tentados con malas  intenciones a leer o adquirir los datos que almacenamos. Los dos casos expuestos anteriormente se deben salvaguardar con un complejo sistema de permisos y grupos de usuarios que administren la permisología de acceso.

• Integridad de los datos

Esta categoría es de suma importancia al garantizar la validez de los datos almacenados, ya que permite la recuperación de datos ante fallas internas que puedan corromper los datos ya guardados, tales como: una carga inadecuada por un usuario descuidado, un problema con el dispositivo de almacenamiento, etc.

• Respaldo de los datos

Una de las funciones más importantes es la de resguardar copias de los datos almacenados de forma que sirvan para restaurar la información a partir del punto que se realizó este respaldo, aquí se puede evidenciar que muchos programas de creación y manejo de bases de datos realizan esta función de manera automática.

• Control de la concurrencia de los datos

La mayoría de las bases de datos son cargadas, actualizadas y procesadas por múltiples usuarios que acceden al mismo tiempo, exceptuando datas de uso doméstico o dispositivos personales. Este tráfico de información por múltiples usuarios de forma simultánea puede ocasionar inconsistencias en la data almacenada sino se controla de manera eficiente por el programa de creación y administración de base de datos.

• Tiempo de respuesta de los datos

Los programas de creación y administración de bases de datos luchan constantemente con minimizar el tiempo que se tardan en presentarnos la información o en almacenar los cambios realizados. Esto puede significar la diferencia entre un programa y otro menos eficiente.

Ventajas y desventajas de tener una base de datos

Antes de comenzar a cargar nuestra bases de datos es importante que conozcamos a fondo las funciones y características de nuestro programa de creación y administración de bases de datos, dependiendo de estas cualidades y siguiendo las recomendaciones antes descritas obtendremos facilidades para la manipulación de grandes volúmenes de datos, así como otros beneficios de forma casi automática, pero también se deben tener en cuenta algunas desventajas de este tipo de sistemas.

Ventajas

• Con un adecuado manejo de los respaldos de la data, garantizaremos que los cambios de la base serán siempre seguros, sin importar los problemas que se puedan presentar en el hardware de almacenamiento, o si existe un alto tráfico de usuarios que utilizan simultáneamente los mismos datos, fallas que no permitan a programas que se ejecutan terminar su trabajo correctamente, etc.
• Admiten realizar reformas en la organización de los datos con un mínimo impacto en el código de los programas.
• Permiten administrar de manera eficaz los accesos a usuarios autorizados, incrementan la seguridad de los datos para protección de modificaciones, inserciones y consultas.
• Las ventajas anteriores minimizan drásticamente los tiempos de ejecución y aumentan la calidad del sistema desarrollado, quedando de parte de los programadores amplificar más la eficiencia del sistema.
• Normalmente estos beneficios se demuestran con la entrega de múltiples formas de consultar la información y recuperación de las mismas.

Desventajas

• Este tipo de sistema generalmente requiere de la existencia de uno o varios usuarios dedicados exclusivamente a la administración y mantenimiento de la base de datos, lo que implica un incremento en los gastos, sin embargo hay que equiparar este aspecto con la calidad y confiabilidad que obtendremos con el sistema adquirido.
• Si la cantidad de datos que se va a manejar es muy pequeña, no es conveniente utilizar un sistema tan complejo de creación y administración como las bases de datos, bastaría con una hoja de cálculo o similares programas de fácil uso y de menor costo. En caso contrario, se incrementarían los costos al tener que actualizar y mejorar continuamente este sistema robusto.
• La mayoría de los programas de creación y administración de bases de datos son complejos, por lo que los usuarios que se dispongan a usarlo deben tener conocimiento de las funcionalidades del mismo para poder aprovecharlo al máximo.
• Entre más complejo sea el programa de creación y administración de bases de datos, este necesitará de un mayor tamaño 0 mayor cantidad de recursos del dispositivo electrónico para ejecutar el mismo.

• Si nuestra meta consiste en mantener una base de datos actualizada y a la mano para tomar decisiones o aumentar nuestra competitividad en el mercado, debemos mejorar el hardware con cierta frecuencia, lo cual se traduce en un incremento de los costos.

Aplicación en la actualidad de las bases de datos

Las bases de datos se utilizan tan ampliamente en nuestra actualidad que se pueden encontrar en todo lo que hacemos a diario, llegando a ser un implemento fundamental en todo tipo de organizaciones, desde transnacionales y organismos del estado hasta la medianas o pequeñas empresas, inclusive en nuestros hogares.

El ritmo de vida de nuestra época nos hace partícipes de las bases de datos de forma directa o indirectamente y podemos comprender su funcionalidad, así como los beneficios que estas ofrecen al observar los siguientes ejemplos.

• Cuando consultamos en línea productos tales como: artículos de deporte, juguetes para los niños, utensilios de cocina, equipos electrónicos, etc. Las bases de datos son las que almacenan esta información y permiten visualizarla de una manera muy rápida.
• Al entrar a nuestro banco en línea y consultar saldos, realizar transferencias a terceros, consultar depósitos de dinero, hacer cambios en nuestro usuario, estamos modificando registros en una base de datos.

• En los supermercados o tiendas se utiliza las bases de datos, a fin de mantener un control exacto de la existencia de los productos. Este proceso se actualiza cada vez que un cliente cancela una compra y el sistema incluso puede generar mensajes de alerta para que se reponga un producto que está escaseando, esto sin tener la necesidad de realizar un inventario físico.
• Al pedir cita para asistencia médica primaria en un hospital o clínica, estamos accediendo a información que fue guardada anteriormente y posee una planificación y organización que permite tener la disponibilidad inmediata de la fecha, hora y médico que realizará la evaluación.

Importancia del mantenimiento de las bases de datos

El avance de las técnicas de mantenimiento de las bases de datos siempre se ha actualizado con la evolución de la tecnología. Esto ha concedido el desarrollo de nuevas herramientas que permiten un mantenimiento fácil y seguro con la finalidad de impulsar el desarrollo de nuevas actividades, sin fallas o consecuencias altamente negativas para el negocio o planificación de proyectos y así tener una seguridad de las operaciones.

Te invitamos a ver el siguiente video con un ejemplo sencillo para limpiar una base de datos.

La constante evolución de la tecnología y la facilidad de aprendizaje que ofrecen los medios actuales, permiten que más personas se sumen al desarrollo de bases de datos y sistema de manipulación de las mismas, ofreciendo así un extenso abanico de aplicaciones y dándonos más tiempo para analizar problemas de otra índole en vez de desperdiciarlo en asuntos que antes ameritarían mucho tiempo para resolverlo.

Limpieza de datos

Es importante realizar una limpieza de los datos, ya que cuando provienen de diferentes  fuentes pueden estar sujetos a errores y anomalías, mal cargados o con errores de transcripción los cuales pueden generar dobles cargas del mismo dato, incrementando así el espacio de almacenamiento con información inservible. Para la ejecución de esta acción se pueden usar diferentes herramientas de limpieza, inspección y comparación de datos, tales como:

• Limpieza moderada

Consiste en la identificación de errores que son comunes, por ejemplo la identificación de qué Lcdo y licenciado simbolizan la misma información, también pueden eliminar comas, comillas, puntos y otros signos.

• Limpieza intensa

Esta fase es más complicada que la anterior porque se debe hacer un patrón de normas y reglas para ejecutar la limpieza, ya que puede suceder que una persona puede tener cargados diferentes razones sociales de empresas y aquí se debe determinar si se tomaría como un solo cliente o no.

Integración de formato

Un problema que se presenta muy a menudo tiene que ver cuando cada sistema administrador de la base de datos corresponde a diferentes versiones o pertenezcan a distintos fabricantes. Esto generalmente puede ocasionar que el mismo carácter sea representado de formas distintas en los sistemas, lo que sin duda tiende a multiplicar información, acumulando así datos inservibles que solo causan un problema a nuestra base de datos.

El ejemplo más común, tiene que ver con el formato de las fechas, el cual puede ser representado y almacenado de muchas formas, tales como: “dd mon yyyy”, “yyyymmdd”, ddmmyy”, etc. Otro ejemplo típico es la separación de los decimales, el cual puede ser diferente según la configuración de país en el que esté configurado el sistema.

La planificación y cómo limpiar la base de datos

Ya con un amplio conocimiento de la base de datos y programas de creación y administración de las mismas, podemos empezar a diseñar nuestro plan para limpiar la información almacenada, ya sea por una actualización del contenido o para dar a conocer un proyecto agresivo de marketing, en el que queremos dar a conocer innovación o mejoras en los servicios de la organización. Las fases de esta planificación se pueden clasificar de la siguiente forma:

Determinar el programa de creación y administración de bases de datos que poseemos

Esta etapa es de solo análisis e investigación de las características, versión, compilación, fecha de elaboración, última actualización recibida, que tenga nuestro programa, ya que esto tendrá un efecto sobre la data que se haya manipulado con dicho programa. De no estar seguro de la versión en la que estamos trabajando o la que se utilizó para realizar la carga y actualización de datos, podríamos empezar a generar inconsistencias que serán difíciles de eliminar.

Objetivo de como limpiar la base de datos

La principal base de este proceso es tener bien determinada la meta que queremos alcanzar al decidir ejecutar una limpieza de nuestra base de datos. Esto permitirá priorizar el enfoque que se le dará a dicho actividad.

Determinar la base de datos en la que se está almacenando nuestra información

Al igual que en el paso anterior, debemos estar seguros del tipo de base de datos que tenemos, el énfasis en esta certificación de software se realiza para evitar que se utilice otra versión de sistema para modificar la data y que esto genere inconvenientes al no ser ciento por ciento compatibles, falla común que obliga a los usuarios a mantenerse en una constante limpieza de datos.

Verificar la cantidad de datos que almacena nuestra base de datos

Es importante hacer un diagnóstico real de la cantidad de datos que tenemos, para así proyectar de forma adecuada las herramientas a usar en esta limpieza, esto permitirá hacer un uso eficiente y evitará realizar una inversión innecesaria o por el contrario, destinar usuarios para dicha limpieza sin las herramientas adecuadas.

Establecer un criterio de unificación en la que deben actualizarse los datos

En esta etapa se debe establecer un criterio único que sea manejado por todos los que van a intervenir en la limpieza de la base de datos para mejorar la velocidad de actualización y borrado de información mal cargada, así como la duplicidad de información o inconsistencias de la misma, por ello es importante delimitar de forma clara y precisa los cambios que se necesitan hacer.

Evaluar el método más factible para llevar a cabo la limpieza

Esta fase es fundamental porque aquí se toma la decisión de continuar con el mismo programa de creación y administración de bases de datos, al igual que el software de la base de datos (en algunos casos puede ser el mismo, esto es según la cantidad de datos que se maneje), o hacer la migración a otro sistema más actualizado y capaz de mejorar el manejo de los datos.

Designación del grupo de trabajo

Esta etapa está sujeta a la cantidad de datos que almacenamos, por ejemplo, si se trata de actualizar los contactos telefónicos de una organización que se dedica a la comercialización de bienes y servicios, a más de dos mil clientes y suponiendo que el treinta por ciento ha cambiado de número móvil, se debe organizar un equipo de trabajo para que la actualización y modificación sea rápida y factible.

Seguridad

Siempre hay que evaluar a quien o quienes les damos acceso de la información que almacenamos, existen diferentes fallas que pueden ocasionar daños irreversibles si los datos que estamos actualizando logran ser vistos por personas con malas intenciones. Por lo que el proceso de limpieza se puede agrupar por peso de confidencialidad.

Respaldo de los datos

Para finalizar se debe tener respaldo de todos los datos que vamos a limpiar, antes, durante y después de concluido el proceso de limpieza, esto para prevenir la pérdida de información original o adelantos en la ejecución de la limpieza.

Consideraciones finales de cómo limpiar la base de datos

En la actualidad existe un sistema de base de datos que nos facilita el trabajo al ofrecernos soluciones y además de una alta velocidad de respuesta ante nuestras solicitudes, es por ello que debemos elaborar una estrategia eficaz antes de tomar la decisión de cómo limpiar la base de datos de los elementos que la conforman, con el fin de no perder información importante, o por el contrario que durante este proceso la información confidencial de la empresa o de los clientes pueda ser plagiada.

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