¿Cómo hacer un KPI en Excel rápido y en pocos pasos?

Los procesos productivos de algunas empresas, han evolucionado con el tiempo, por lo que requieren de estudios y evaluaciones periódicas, a través de las cuales se puedan definir indicadores de gestión que suministren información importante de cada uno de los procesos para realizar los cambios que sean necesarios y beneficien a la empresa. En este artículo encontrarás toda la información que necesitas saber sobre cómo hacer un KPI en Excel y mucho más.

¿Cómo hacer un KPI excel?

En primer lugar, para saber cómo hacer un KPI en Excel en una empresa, se deben tener en cuenta varios factores. Los KPI (Key Performance Indicators) son indicadores clave de desempeño que deben ser medibles en el tiempo y cumplir con ciertas características específicas. A continuación, se describen los distintos tipos de indicadores a considerar:

Indicadores económicos

Estos indicadores miden aspectos como los ingresos, márgenes de ganancia, costos de producción y rentabilidad de los productos vendidos en el mercado. También pueden incluir beneficios adicionales obtenidos por la empresa, como incentivos fiscales o subvenciones.

Indicadores financieros

Aquí se contabilizan aspectos como préstamos, inversiones, gastos operativos, liquidez, solvencia y endeudamiento. Estos indicadores permiten evaluar la salud financiera de la empresa y su capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras.

Indicadores de producción

Estos indicadores evalúan los niveles de producción, la eficiencia de los procesos y la utilización de recursos. También pueden incluir la participación de cada área en el proceso productivo y el uso de materia prima en la fabricación de productos.

Indicadores de calidad

Estos indicadores se enfocan en asegurar que los productos cumplan con los estándares de calidad establecidos. Esto incluye la tasa de productos defectuosos, el tiempo de respuesta para solucionar problemas y la satisfacción del cliente con respecto a la calidad del producto.

Indicadores de mantenimiento

Los días de parada de las máquinas para mantenimiento y la efectividad de las acciones correctivas son vitales para garantizar la continuidad de la producción y la calidad del producto terminado.

Indicadores de riesgo

Los eventos imprevistos que puedan afectar la producción, como desastres naturales o interrupciones en la cadena de suministro, también deben ser considerados. Estos indicadores pueden ayudar a la empresa a prepararse y gestionar posibles riesgos.

Indicadores de logística

Los inventarios, la reposición oportuna de stock y la eficiencia en los procesos de distribución y entrega son aspectos clave en este tipo de indicadores. Un buen manejo de la logística garantiza que los productos lleguen a tiempo y en buen estado a los clientes.

Indicadores de atención y servicio

El área de atención al cliente es una de las más destacadas e importantes de todo este proceso, ya que los indicadores deben reflejar el nivel de atención que reciben los clientes por parte de los trabajadores, con la respuesta oportuna a ciertas situaciones señaladas a continuación:

• Fueron respondidas todas las dudas acerca del producto.
• La atención fue oportuna o le dejaron esperando durante su reclamo sin una respuesta.
• Los pedidos fueron enviados tal como se solicitaron.
• Las posibles devoluciones fueron sustituidas con productos previamente revisados a fin de evitar reincidencias.

¿Qué es un KPI?

Un KPI (Key Performance Indicator), o Indicador Clave de Desempeño, es una herramienta de medición utilizada para evaluar el rendimiento de diversos aspectos de una empresa en relación con sus objetivos. Los KPI pueden abarcar áreas como la producción, calidad del producto, situación económica y financiera, desempeño de los trabajadores y atención al cliente. Estos indicadores permiten analizar el progreso hacia los objetivos organizacionales y determinar qué áreas requieren mejoras.

Los KPI se implementan en áreas cruciales de la empresa, incluyendo departamentos como compras, ventas, logística, servicios y atención al cliente. Estos departamentos están estrechamente vinculados a la productividad y, en última instancia, al éxito de la empresa en el mercado.

¿Cuál es la función de un KPI?

La función principal de un KPI es proporcionar información cuantitativa y cualitativa sobre el desempeño de la empresa en relación con sus objetivos. Esto permite a los gerentes y propietarios de la empresa tomar decisiones informadas para mejorar procesos de producción, administrativos y de atención al cliente.

Además, los KPI pueden evaluar aspectos importantes de la actividad comercial, como la percepción del cliente sobre los productos y sus recomendaciones para mejoras. También pueden medir el compromiso y la lealtad de los empleados, lo que es crucial para el logro de los objetivos organizacionales.

El desarrollo profesional y las oportunidades de crecimiento para los empleados también son factores importantes en el análisis de los KPI. Al evaluar el interés de los empleados en avanzar dentro de la empresa y su compromiso con la mejora continua, se puede determinar cómo estos factores influyen en la productividad del negocio.

En resumen, los KPI son esenciales para obtener una visión clara y concreta de la situación financiera y operativa de una empresa. Al identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento, las empresas pueden utilizar KPI para impulsar el éxito a largo plazo y alcanzar sus objetivos organizacionales.

Parámetros a evaluar en los KPI

Para seleccionar los parámetros adecuados en un KPI, es esencial analizar su grado de vinculación con los objetivos de la organización. De esta manera, se garantiza que las mediciones se basen en metas realistas y relevantes. A continuación se describen algunos aspectos clave a considerar al desarrollar un KPI:

• Definición del objetivo: Especifique el objetivo de la empresa que será evaluado por el KPI. Asegúrese de que el objetivo sea SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y temporal) para facilitar la medición y el seguimiento.
• Área de evaluación: Seleccione el área y/o departamento de la empresa que será objeto de estudio. Esto puede incluir áreas como finanzas, producción, logística, atención al cliente o recursos humanos.
• Unidades de medida: Establezca las unidades que se medirán, como ingresos, gastos, número de productos en inventario, número de llamadas de servicio al cliente o tasa de rotación de empleados, por ejemplo.
• Método de medición: Determine cómo se medirá el KPI en función del objetivo seleccionado. Por ejemplo, si se evalúa la efectividad del área de atención al cliente, se podría medir mediante el número de llamadas atendidas, la satisfacción del cliente o el tiempo de resolución de problemas.
• Periodicidad: Establezca la frecuencia con la que se aplicará y evaluará el KPI. La decisión sobre la periodicidad debe ser tomada en conjunto con el gerente del área bajo estudio, teniendo en cuenta las necesidades específicas y la naturaleza de las operaciones.
• Plazo de medición del KPI: Los tiempos determinados para la medición de los KPI pueden variar entre las diferentes áreas de la empresa. Por lo tanto, es importante establecer plazos de medición apropiados para cada KPI, en función de los objetivos y procesos de evaluación del desempeño en cada área.

Al considerar estos aspectos clave al desarrollar un KPI, las empresas pueden garantizar que sus indicadores sean relevantes, valiosos y efectivos en la medición del progreso hacia el logro de sus objetivos organizacionales. Además, esto permite a los gerentes y líderes tomar decisiones informadas para mejorar continuamente el desempeño y el éxito de la empresa.

¿Cómo elegir un KPI?

Elegir los KPI adecuados es fundamental para evaluar el progreso de la empresa hacia sus objetivos y mejorar sus procesos. Para seleccionar los KPI más relevantes, siga estas sugerencias:

• Alineación con los objetivos de la organización: Asegúrese de que los KPI estén vinculados a los objetivos generales de la empresa. De esta manera, podrá evaluar y mejorar aspectos cruciales del negocio.
• Participación de los interesados: Involucre a los empleados y otros interesados en el proceso de selección de KPI, ya que ellos tienen un conocimiento profundo de cómo se desarrollan las actividades dentro de la empresa.
• Evaluar el impacto: Analice el nivel de impacto de cada KPI propuesto y compárelo con los objetivos de la organización. Seleccione aquellos que tengan un mayor impacto en el logro de los objetivos.
• Comunicación de resultados: Presente los resultados obtenidos mediante la aplicación de los KPI a las partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones en la empresa. Esto les permitirá tomar acciones para mejorar los procesos y alcanzar los objetivos.
• Personal capacitado: Asegúrese de que los KPI sean medidos e interpretados por personal capacitado y con conocimientos adecuados en el área. Esto garantizará que la información obtenida sea analizada correctamente y que los resultados sean útiles para la toma de decisiones.
• Revisión y ajuste periódicos: Los KPI deben revisarse y ajustarse periódicamente para reflejar cambios en los objetivos de la empresa, las condiciones del mercado o las prioridades internas. Esto garantiza que los indicadores sigan siendo relevantes y efectivos en la medición del progreso hacia los objetivos de la organización.

Al seguir estas sugerencias, las empresas pueden seleccionar KPI que sean relevantes y valiosos para evaluar el desempeño y mejorar continuamente sus operaciones. Además, esto permite a los líderes tomar decisiones informadas basadas en datos y resultados tangibles.

Conoce los beneficios de hacer un KPI en excel

Los KPI en excel son los encargados de proporcionar estrategias a los empresarios a fin de impulsar un negocio  y mejorar sus capacidades en el mercado, de esta manera sus ingresos se incrementarán beneficiando tanto a los socios como a los trabajadores.

Te invitamos a ver el siguiente video donde aprenderás a definir en excel los KPI.

Conoce algunos ejemplos de KPI de Marketing

Los Indicadores de Desempeño o KPI que se usan en las campañas publicitarias de Marketing, deben ser elegidos con mucha precisión y a través de un proceso de selección adecuado, ya que estos últimos son los que van a proporcionar un estatus de los avances obtenidos en la misma, para verificar si se le dio fiel cumplimiento a los objetivos planteados y de esta manera llegar a la meta propuesta para alcanzar el éxito del proceso.

Los KPI de marketing son muy variados, sin embargo, se pueden mencionar algunos tales como: el aumento de las ventas de un producto en el mercado, estadística del nivel de visitas a un producto determinado a través de los teléfonos inteligentes, tiempo invertido por los clientes en las páginas web de los productos de una empresa, entre otros.

Conoce la medición de los KPI en la empresa

Cada gerente y figura de autoridad debe tener presente que al modificar factores que influyen en la producción o en otros aspectos del negocio, esto afectará a los KPI que se estén evaluando en ese momento. Por lo tanto, es crucial realizar ajustes en los KPI para adaptarse a los cambios y continuar monitoreando el rendimiento adecuadamente.

Los KPI pueden medirse en términos de efectividad, eficiencia y calidad en las tareas asignadas. Además, también es posible incluir indicadores financieros, como retorno de la inversión (ROI) y margen de beneficio, para comprender mejor el impacto económico de las acciones y decisiones empresariales.

Las empresas exitosas suelen medir los KPI con frecuencia, en algunos casos, incluso de manera semanal o diaria. Esto permite a los gerentes identificar rápidamente problemas y oportunidades, y tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados.

Una empresa exitosa se enfoca en los resultados arrojados por los KPI y se asegura de comunicar esta información a todos los niveles jerárquicos. Involucrar a los empleados en procesos correctivos y de mejora permite cambios positivos en la organización, ya que todos tienen un papel que desempeñar en la búsqueda de soluciones y la corrección de deficiencias detectadas.

Cuando todo el equipo de trabajo participa en proyectos que buscan incrementar la productividad de la empresa, el proceso se vuelve más rápido y efectivo. El compromiso de los empleados es un recurso valioso para lograr el éxito de la empresa.

Las empresas líderes en el mercado mundial ofrecen a sus empleados beneficios atractivos y fomentan un sentido de pertenencia. Esto impacta en el compromiso, la proactividad y la satisfacción laboral. La creencia de que una organización más productiva generará mayores ganancias y, en consecuencia, mejores recompensas para los empleados, incentiva a todos a trabajar hacia el éxito común.

Conoce los KPI más utilizados en el área de Ventas

Para lograr el análisis correcto de un KPI en el departamento de ventas, se debe tener en cuenta una serie de factores esenciales que, si no se identifican adecuadamente, podrían resultar en una interpretación errónea de los indicadores. A continuación, se identifican algunos puntos clave que no se pueden pasar por alto.

• El establecimiento de objetivos alcanzables en cuanto al número de ventas planteadas en un periodo determinado es fundamental. Las metas deben ser realistas y tener en cuenta factores como la situación económica, la temporada, la competencia, entre otros. Establecer metas irreales puede generar frustración en los empleados y afectar negativamente su desempeño.

Te invitamos a ver el siguiente video con los KPI más importantes en el área de ventas.

• La captación de clientes a través de campañas publicitarias es crucial en el proceso de ventas. Es necesario que el producto sea conocido por la mayor cantidad de clientes potenciales para generar interés en su adquisición. En este sentido, los KPI deben evaluar el impacto y efectividad de las campañas publicitarias, y en caso de no obtener los resultados esperados, se deben tomar medidas correctivas para mejorar su rendimiento.
• Proporcionar a los clientes productos de calidad que satisfagan sus necesidades es esencial para mantener su lealtad hacia una marca específica. Identificar los indicadores KPI que revelen los factores que atraen a los clientes es crucial para el área de producción y ventas, ya que puede resultar en un enfoque más rentable para la empresa.
• Un cliente satisfecho puede convertirse en un promotor de la marca, recomendando el producto o servicio a su círculo cercano y compartiendo comentarios positivos a través de las redes sociales. Este efecto puede generar un impacto positivo en la imagen del producto y, en última instancia, aumentar las ventas.

• También un cliente insatisfecho puede ser muy peligroso para un producto o una marca, ya que los comentarios que pueda subir a las redes pueden perjudicar las ventas y ahuyentar a los clientes potenciales que las lean, por lo que se sugiere realizar estudios de KPI para estas áreas de atención al cliente.

Conoce un ejemplo de KPI en el área de Ventas

Los KPI son muy utilizados en el área de ventas y mercadeo, ya que se pueden medir muchos factores importantes que se han detallado en los puntos anteriores, sin embargo, es importante visualizar lo que es un ejemplo de KPI sencillo para un mejor entendimiento de la idea.

• Objetivo General del marketing: Posicionamiento en el mercado
  • Objetivo de la página Web: Fácil de ubicar
    •   Función del KPI: Conteo de visitas orgánicas

Palabras claves disponibles

• Objetivo General del marketing: Ventas a nivel nacional
  • Objetivo de la página Web: Incrementar las compras y número de visitas
    • Función del KPI: porcentaje de carritos abandonados

Porcentajes de sesiones recurrentes

• Objetivo General del marketing: Fidelización del cliente
  • Objetivo de la página Web: Duplicar las compras y hacer publicidad
    • Función del KPI: porcentaje de compras realizadas

Porcentajes de share

Pasos para hacer un KPI en formato Excel

• La tabla de excel es la hoja de cálculo más poderosa que existe y tiene muchas ventajas como para hacer un KPI en excel y elaborar datos estadísticos, ya que permite calcular cualquier tipo de fórmula que se necesite en cuestión de segundos, tales como: sumas, restas, divisiones, porcentajes, promedios estadísticos, entre otros. Asimismo, el analista deberá formular lo que necesita contabilizar, de esta manera la hoja realizará los cálculos automáticamente.
• El formato Excel es ideal para trabajar cualquier tipo de información que tenga mucho volumen, ofreciendo una valiosa barra de herramientas a los usuarios donde se muestran las tablas dinámicas, cuya versatilidad es infinita para presentar la información del modo que más se adapte a la ocasión.

Conoce cómo se hace un  KPI en excel con Power Pivot

Para hacer un KPI en excel en el sistema se deben tener muy claras las medidas de rendimiento que se van a vaciar en la tabla de excel y con ellas se calcularán todos los datos estadísticos necesarios.  Este procedimiento servirá para calcular la relación entre una medida y los objetivos planteados por la empresa.

Los elementos que conformarán la estructura del KPI son aquellos como el valor base, el valor de destino y los umbrales del estado, ya que cada uno depende del otro y son necesarios para alimentar esta base de datos.

¿Qué es el valor base?

Entre los valores solicitados se encuentra el valor base, el cual es un valor determinado que puede tener varios significados, como por ejemplo un monto adicional en las ventas o el monto total de un periodo específico, todo depende de lo que se necesite medir a través del KPI.

¿Qué es el valor del objetivo?

Se entiende por valor objetivo aquel valor  equivalente a un valor absoluto, ya que si en el departamento de nómina están haciendo un análisis comparativo sobre el pago de horas extras mensuales, se deberá calcular el promedio de horas extras por cada trabajador, clasificándolo por cargos, departamentos, gerencias, tiendas, ciudad, todo dependerá de la naturaleza de la empresa y de lo que se haya colocado en el KPI, este valor resultante se le considera valor absoluto.

¿Qué es umbrales de estado?

El umbral de estado se muestra a través de gráficos y es el valor resultante del promedio entre el umbral superior y el inferior.  Allí se refleja la comparación de los valores base y los valores objetivos.

Creación del KPI

En esta etapa nos surge la interrogante ¿cómo hacer un KPI en excel?, en este caso para poder crearlo se necesitan realizar algunos pasos, que detallamos a continuación:

• En primer lugar, deberá ubicarse en la lista donde se muestran la data de la información recabada con la que se procederá a crear el KPI, seguidamente se le dará click.
• En segundo lugar, se debe verificar que se muestre el área de cálculo para continuar con el proceso.
• En tercer lugar, se debe hacer click en el área que dice calculado, que mostrará la medida básica de valor y seguidamente hacer click en la opción crear KPI.
• En la opción definir valor destino se deberá elegir alguna de las opciones de medida que se hayan cargado previamente, las cuales se colocaron en los datos iniciales.

• Los umbrales del estado se obtienen al hacer click en la diapositiva que se muestra y se elegirá umbral alto o bajo.
• haciendo click en la imagen se seleccionará el estilo del icono.
• Se deberán hacer las descripciones para cada KPI donde se colocará el valor, estado y objetivo.

¿Cómo editar un KPI?

Debe ubicarse en el área de cálculo y hacer click en las unidades de medidas que corresponde a la medida base valor del KPI y por último deben hacer click en la opción editar la configuración del KPI, en ese espacio deberá modificar los datos que necesite para actualizar y guardar este archivo.

¿Cómo eliminar un KPI?

Debe ubicarse en el área de cálculo y hacer click en las unidades de medidas que corresponden a la medida base valor del KPI y por último deben hacer click en la opción eliminar KPI.

Te ofrecemos los siguientes enlaces con información relacionada a este tema.

• ¿Qué es el roi dentro de una organización?.
• ¿Qué es dashboard? y su papel en el marketing.
• ¿Cómo realizar el análisis de competencia en Marketing?