¿Cómo hacer un KPI en Excel rápido y en pocos pasos?

Los procesos productivos de algunas empresas, han evolucionado con el tiempo, por lo que requieren de estudios y evaluaciones periódicas, a través de las cuales se puedan definir indicadores de gestión que suministren información importante de cada uno de los procesos para realizar los cambios que sean necesarios y beneficien a la empresa. En este artículo encontrarás toda la información que necesitas saber sobre cómo hacer un KPI en Excel y mucho más.

¿Cómo hacer un KPI excel?

En primer lugar, para saber ¿cómo hacer un KPI en excel? en una empresa se deben tener en cuenta varios factores,  pero deben cumplir con una característica principal que establece la norma, en la cual se resalta que tienen que ser medibles en el tiempo. A continuación se señalan los factores a considerar para hacer un KPI en excel:

Indicadores económicos

En este se miden aspectos como los gastos y costos de la materia prima para la elaboración de los productos, la rentabilidad de los artículos vendidos en el mercado, beneficios adicionales recibidos por la empresa, entre otros.

Indicadores financieros

En este punto se contabilizan los préstamos recibidos por entidades bancarias para las inversiones de la empresa, los gastos de funcionamiento, nómina, servicios, la liquidez que se tenga disponible en caja y las deudas con proveedores.

Indicadores de producción

Aquí se evalúan los niveles de producción, así como la participación efectiva de cada una de las áreas involucradas en dicho proceso y por último la materia prima utilizada en la fabricación de los productos.

Indicadores de calidad

El enfoque primario es si el producto cumple con los parámetros de la calidad exigida, antes de que salga a la venta para evitar la salida de productos defectuosos, ya que pudieran afectar la fidelidad de los consumidores finales.

Los días de parada de las máquinas para sus respectivos mantenimientos son de vital importancia para corregir desperfectos a tiempo, ya que de estas dependen los niveles de producción y la calidad del producto terminado.

Los casos fortuitos que afecten la producción también deben ser considerados en este proceso de conformación de indicadores, porque es impredecible lo que pudiera suceder en un futuro.

Indicadores de logística

Los inventarios y su reposición de manera oportuna juegan un papel importante en este proceso, ya que si no se cumplen con los procesos de despacho de los productos en el momento oportuno, se perderán ventas importantes y todos los eslabones de la cadena se verán afectados.

Indicadores de atención y servicio

El área de atención al cliente es una de las más destacadas e importantes de todo este proceso, ya que los indicadores deben reflejar el nivel de atención que reciben los clientes por parte de los trabajadores, con la respuesta oportuna a ciertas situaciones señaladas a continuación:

  • Fueron respondidas todas las dudas acerca del producto.
  • La atención fue oportuna o le dejaron esperando durante su reclamo sin una respuesta.
  • Los pedidos fueron enviados tal como se solicitaron.
  • Las posibles devoluciones fueron sustituidas con productos previamente revisados a fin de evitar reincidencias.

¿Qué es un KPI?

El (KPI) significa Indicadores Clave del Desempeño, según sus siglas en inglés significa “Key Performance Indicators” y su función consiste en suministrar indicadores que permitan medir varios aspectos de una empresa, tales como; el nivel de producción, los controles de calidad del producto, la situación económica y financiera de la empresa, el desempeño de los trabajadores en cada una de las actividades encomendadas, entre otros, las cuales están relacionadas con el logro de los objetivos organizacionales de una empresa, ya que esa es la razón de ser del estudio.

Los departamentos donde se implementan estudios en base a estos KPI, son aquellas áreas neurálgicas de la empresa que se encuentran conformadas por los departamentos productivos, tales como: el departamento de compras, departamento de ventas, área de logística, área de Servicios y el departamento de atención al cliente, debido a que se encuentran íntimamente vinculados a la productividad y esta es la que arroja más resultados en este tipo de estudios.

¿Cuál es la función de un KPI?

A través de la aplicación del KPI se puede obtener una visión más clara y concreta de cuál es la situación financiera de una empresa y en qué puntos se pueden mejorar los procesos de producción y/o procesos administrativos, ya que ambos son los que marcan el rumbo de la misma y su éxito en el mercado.

También, se pueden realizar mediciones de los KPI mediante la evaluación de aspectos importantes de la actividad comercial, tales como: la percepción que tiene el cliente sobre los productos que se fabrican y cuáles serían sus recomendaciones para mejorarlos.

El sentido de pertenencia de los empleados con la empresa es un factor bastante importante en el estudio de los KPI, porque definen el grado de compromiso y lealtad con el logro de los objetivos organizacionales, siendo proactivos desde cada puesto de trabajo.

El plan de carrera dentro de una empresa para todos los empleados es una de las visiones más motivadoras, que al ser evaluadas por los KPI determinan el grado de interés del trabajador por lograr avanzar mediante sus propios méritos en un puesto superior, lo que genera un gran interés por realizar un mejor trabajo y aportar nuevas ideas, a fin de  mejorar los procesos, todo esto impactaría en la productividad del negocio.

Parámetros a evaluar en los KPI

Para la selección de estos parámetros se debe analizar el grado de vinculación con los objetivos de la organización, a fin de poder realizar las mediciones partiendo de una meta real.

  • Definición: Se debe indicar el objetivo de la empresa que será evaluado por el KPI.
  • Actividad que evalúa: Se debe seleccionar el área y/o departamento de la empresa que será objeto de estudio.
  • Unidades de medida: Son las unidades que se pueden medir, tales como: ingresos, gastos, número de piezas de inventario, número de llamadas, entre otros.
  • Forma de medirlo: esta decisión parte del objetivo seleccionado, por lo que si se trata de medir la efectividad del área de atención al cliente, se debe medir a través del número de llamadas recibidas o de la cantidad de clientes atendidos personalmente, o ambas inclusive, todo dependerá del nivel de servicio de la empresa.
  • Periodicidad: El tiempo en que será aplicado este instrumento lo determinará el Gerente del área que se encuentra bajo estudio.
  • Tiempo de medición del KPI: Los tiempos determinados para la medición de los KPI están sujetos a la decisión de cada área que formula y ejecuta sus procesos de evaluación del desempeño, el cual puede variar de una unidad a la otra.

¿Cómo elegir un KPI?

La elección de los KPI es un proceso donde todos los involucrados deben aportar su opinión, debido a que son los que realmente conocen cómo se desarrollan cada una de las actividades dentro de la empresa, por lo que a continuación se detallarán algunas sugerencias relevantes sobre este punto:

  • Se debe tener muy presente los objetivos generales de la organización para vincularlos a un KPI, ya que de eso se trata, evaluar estos objetivos planteados a través de esta herramienta tan útil e interesante y determinar cuáles aspectos se deben mejorar.
  • Evaluar el nivel de impacto de cada uno de los KPI y compararlos con cada uno de los objetivos seleccionados.
  • Los resultados obtenidos durante la aplicación de esta herramienta de estudio llamada KPI, debe ser presentada en los lapsos previamente establecidos a todas las autoridades competentes de la empresa que tengan poder de decisión, a fin de tomar acciones al respecto en virtud de mejorar cada proceso.
  • El KPI debe ser medido e interpretado por personal capacitado que cuente con las herramientas y el conocimiento académico mínimo necesario para hacerlo, ya que si este estudio no es analizado correctamente la información obtenida se perderá en el tiempo y no se lograrán los objetivos.

Conoce los beneficios de hacer un KPI en excel

Los KPI en excel son los encargados de proporcionar estrategias a los empresarios a fin de impulsar un negocio  y mejorar sus capacidades en el mercado, de esta manera sus ingresos se incrementarán beneficiando tanto a los socios como a los trabajadores.

Te invitamos a ver el siguiente video donde aprenderás a definir en excel los KPI.

Es por ello, que se considera que partiendo de estos estudios de marketing se estimulará la productividad de la empresa, realizando los correctivos en tiempo real, lo cual redundará en que los ingresos y gastos tengan el equilibrio ideal para finalmente alcanzar el éxito.

Otra de las grandes ventajas de contar con el respaldo de un experto en la lectura de los KPI, es que podrá identificar de manera inmediata cualquier falla detectada a través de este instrumento y planificará la vía más idónea para atacarlo y corregirlo, así como seleccionar cuáles son los KPI de mayor peso en el estudio, en consecuencia, la productividad no se verá afectada sino por el contrario reforzada por estas acciones tan proactivas.

En cuanto al marketing, los KPI permiten identificar a detalle cuales son los factores que permitieron el éxito o fracaso de una campaña, a fin de mejorarlos o desecharlos para campañas futuras.

Conoce algunos ejemplos de KPI de Marketing

Los Indicadores de Desempeño o KPI que se usan en las campañas publicitarias de Marketing, deben ser elegidos con mucha precisión y a través de un proceso de selección adecuado, ya que estos últimos son los que van a proporcionar un estatus de los avances obtenidos en la misma, para verificar si se le dio fiel cumplimiento a los objetivos planteados y de esta manera llegar a la meta propuesta para alcanzar el éxito del proceso.

Los KPI de marketing son muy variados, sin embargo, se pueden mencionar algunos tales como: el aumento de las ventas de un producto en el mercado, estadística del nivel de visitas a un producto determinado a través de los teléfonos inteligentes, tiempo invertido por los clientes en las páginas web de los productos de una empresa, entre otros.

Conoce la medición de los KPI en la empresa

Cada Gerente y/o figura de autoridad debe tener presente que al modificar alguno de los factores que influyen en la línea de producción, esto afectará de manera inmediata a los KPI que se estén evaluando en ese momento, por lo que se sugiere que se tomen medidas y se realicen los ajustes respectivos en los KPI que se afectaron motivado al cambio que sufrió la línea de producción, la cual es la razón de ser de la empresa.

Los KPI deben medirse en niveles de efectividad y rapidez en las tareas asignadas y nunca en medidas que involucren dinero, ya que una depende de la otra, porque a menor producción tenemos menos ingresos para el negocio y los KPI están diseñados para indicar donde están las deficiencias y de esta manera poderlas corregir con éxito.

Las empresas más exitosas son aquellas que miden los KPI con mayor frecuencia, en algunos casos este proceso llega a medirse de manera semanal, para obtener datos que permitan soluciones para aquellos pequeños problemas que se presenten y continuar con la producción de manera óptima, estas acciones por parte de los gerentes permiten estar atentos ante cualquier dificultad.

Una empresa exitosa se enfoca en los resultados arrojados por los KPI y las máximas autoridades están en la obligación de informar a todos los niveles jerárquicos de la misma la situación que se evidenció a través de estos indicadores, con el firme propósito de corregir e invitar a los trabajadores a que participen en estos procesos correctivos que permitirán cambios positivos en la organización, ya que existe la corresponsabilidad en la búsqueda de opciones que permitan corregir las fallas detectadas.

Si se involucra a todo el equipo de trabajo en este tipo de proyectos que buscan incrementar la productividad de la empresa será mucho más rápido y efectivo, motivado a que el compromiso de los trabajadores es un recurso muy valioso para lograr el éxito de la empresa.

Empresas sumamente exitosas en el mercado mundial, ofrecen a sus empleados grandes beneficios y les crean un sentido de pertenencia, el cual impacta el compromiso y por ende la proactividad, debido a que están convencidos que entre más productiva sea la organización, mayores ganancias tendrá y esto repercutirá en las utilidades, donde los trabajadores también deben recibir una parte por el trabajo realizado durante el año.

Conoce los KPI más utilizados en el área de Ventas

Para lograr el análisis correcto de un KPI en el departamento de ventas se debe tener en cuenta una serie de factores que si el analista no sabe identificar puede dejar de lado información importante para la conformación de estos indicadores, es por ello que a continuación identificaremos ciertos puntos que no se pueden dejar pasar desapercibidos.

  • El cumplimiento de objetivos factibles en cuanto al número de ventas planteadas en un periodo determinado, se refiere a que las metas deben ser pensadas en base a la realidad, porque si se define un monto excesivo como meta de ventas en el mes, sin considerar aspectos tangibles como: la crisis económica, la temporada, la competencia, entre otros, puede generarse una meta irreal que los trabajadores no podrán cumplir, por lo tanto, el efecto deseado será la frustración.

Te invitamos a ver el siguiente video con los KPI más importantes en el área de ventas.

  • La captación de clientes a través de las campañas publicitarias, es uno de los puntos medulares en el proceso de ventas, debido a que el producto debe ser publicitado y conocido por la mayor cantidad de clientes potenciales, quienes sentirán curiosidad por adquirir el producto, así no lo necesiten.

Es allí donde el KPI debe evaluar si el proceso de la campaña causó el efecto deseado en la población, en caso de ser negativa la respuesta, se deberían tomar los correctivos inmediatamente para subsanar cualquier error u omisión que se haya detectado.

  • El proporcionar a los clientes un producto de calidad, acorde a sus necesidades es una de las características que preservan la fidelidad de los mismos hacia una marca determinada, por lo tanto, el descubrir los indicadores KPI de cuáles son esos factores que atraen a los clientes es de vital importancia para el área de producción y ventas, ya que resultará menos oneroso para la empresa.
  • Un cliente feliz puede convertirse en un ente multiplicador de la publicidad de un producto y/o servicio totalmente gratuito para la empresa, motivado a que su necesidad fue satisfecha de manera agradable y este lo notificará a su círculo más cercano, sin contar con los comentarios que podría enviar a través de las redes sociales, generando un impacto positivo en la imagen del producto.

  • También un cliente insatisfecho puede ser muy peligroso para un producto o una marca, ya que los comentarios que pueda subir a las redes pueden perjudicar las ventas y ahuyentar a los clientes potenciales que las lean, por lo que se sugiere realizar estudios de KPI para estas áreas de atención al cliente.

Conoce un ejemplo de KPI en el área de Ventas

Los KPI son muy utilizados en el área de ventas y mercadeo, ya que se pueden medir muchos factores importantes que se han detallado en los puntos anteriores, sin embargo, es importante visualizar lo que es un ejemplo de KPI sencillo para un mejor entendimiento de la idea.

  • Objetivo General del marketing: Posicionamiento en el mercado
    • Objetivo de la página Web: Fácil de ubicar
      •   Función del KPI: Conteo de visitas orgánicas

Palabras claves disponibles

  • Objetivo General del marketing: Ventas a nivel nacional
    • Objetivo de la página Web: Incrementar las compras y número de visitas
      • Función del KPI: porcentaje de carritos abandonados

Porcentajes de sesiones recurrentes

  • Objetivo General del marketing: Fidelización del cliente
    • Objetivo de la página Web: Duplicar las compras y hacer publicidad
      • Función del KPI: porcentaje de compras realizadas

Porcentajes de share

Pasos para hacer un KPI en formato Excel

  • La tabla de excel es la hoja de cálculo más poderosa que existe y tiene muchas ventajas como para hacer un KPI en excel y elaborar datos estadísticos, ya que permite calcular cualquier tipo de fórmula que se necesite en cuestión de segundos, tales como: sumas, restas, divisiones, porcentajes, promedios estadísticos, entre otros. Asimismo, el analista deberá formular lo que necesita contabilizar, de esta manera la hoja realizará los cálculos automáticamente.
  • El formato Excel es ideal para trabajar cualquier tipo de información que tenga mucho volumen, ofreciendo una valiosa barra de herramientas a los usuarios donde se muestran las tablas dinámicas, cuya versatilidad es infinita para presentar la información del modo que más se adapte a la ocasión.

Conoce cómo se hace un  KPI en excel con Power Pivot

Para hacer un KPI en excel en el sistema se deben tener muy claras las medidas de rendimiento que se van a vaciar en la tabla de excel y con ellas se calcularán todos los datos estadísticos necesarios.  Este procedimiento servirá para calcular la relación entre una medida y los objetivos planteados por la empresa.

Los elementos que conformarán la estructura del KPI son aquellos como el valor base, el valor de destino y los umbrales del estado, ya que cada uno depende del otro y son necesarios para alimentar esta base de datos.

¿Qué es el valor base?

Entre los valores solicitados se encuentra el valor base, el cual es un valor determinado que puede tener varios significados, como por ejemplo un monto adicional en las ventas o el monto total de un periodo específico, todo depende de lo que se necesite medir a través del KPI.

¿Qué es el valor del objetivo?

Se entiende por valor objetivo aquel valor  equivalente a un valor absoluto, ya que si en el departamento de nómina están haciendo un análisis comparativo sobre el pago de horas extras mensuales, se deberá calcular el promedio de horas extras por cada trabajador, clasificándolo por cargos, departamentos, gerencias, tiendas, ciudad, todo dependerá de la naturaleza de la empresa y de lo que se haya colocado en el KPI, este valor resultante se le considera valor absoluto.

¿Qué es umbrales de estado?

El umbral de estado se muestra a través de gráficos y es el valor resultante del promedio entre el umbral superior y el inferior.  Allí se refleja la comparación de los valores base y los valores objetivos.

Creación del KPI

En esta etapa nos surge la interrogante ¿cómo hacer un KPI en excel?, en este caso para poder crearlo se necesitan realizar algunos pasos, que detallamos a continuación:

  • En primer lugar, deberá ubicarse en la lista donde se muestran la data de la información recabada con la que se procederá a crear el KPI, seguidamente se le dará click.
  • En segundo lugar, se debe verificar que se muestre el área de cálculo para continuar con el proceso.
  • En tercer lugar, se debe hacer click en el área que dice calculado, que mostrará la medida básica de valor y seguidamente hacer click en la opción crear KPI.
  • En la opción definir valor destino se deberá elegir alguna de las opciones de medida que se hayan cargado previamente, las cuales se colocaron en los datos iniciales.

  • Los umbrales del estado se obtienen al hacer click en la diapositiva que se muestra y se elegirá umbral alto o bajo.
  • haciendo click en la imagen se seleccionará el estilo del icono.
  • Se deberán hacer las descripciones para cada KPI donde se colocará el valor, estado y objetivo.

¿Cómo editar un KPI?

Debe ubicarse en el área de cálculo y hacer click en las unidades de medidas que corresponde a la medida base valor del KPI y por último deben hacer click en la opción editar la configuración del KPI, en ese espacio deberá modificar los datos que necesite para actualizar y guardar este archivo.

¿Cómo eliminar un KPI?

Debe ubicarse en el área de cálculo y hacer click en las unidades de medidas que corresponden a la medida base valor del KPI y por último deben hacer click en la opción eliminar KPI.

Te ofrecemos los siguientes enlaces con información relacionada a este tema.

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