Son muchas las personas que desean trabajar para una empresa de manera online, pero se abstienen de ello porque no saben cómo firmar un contrato online, y si esta figura como tal es legal. Pero pierda cuidado que a través de este post usted podrá conocer no sólo su valor legal, sino también la manera adecuada para llevarla a cabo.
En la vida cotidiana sucede que debemos estipular contratos telefónicos, cuentas bancarias o enviar formularios de cancelación, hojas de vida firmadas, cartas oficiales y varias comunicaciones que a menudo requieren de nuestra firma, sin embargo está la podemos plasmar tranquilamente sobre una hoja de papel.
Hasta ahora, tan solo nos bastaba con realizar la impresión de la pieza a firmar, estampar la firma real con un bolígrafo indeleble y solo luego escanear y enviar el documento firmado por fax, o a través del correo electrónico.
Pero en la actualidad las cosas han cambiado mucho, y para ahorrar tiempo en el mundo acelerado en el que vivimos, es necesario depositar nuestra confianza en la firma digital y comenzar a firmar documentos importantes utilizando los programas, aplicaciones y servicios en línea que la aplican automáticamente.
Si usted no sabe cómo firmar un contrato online o en línea, pierda cuidado, porque nosotros le mostraremos la manera más efectiva de hacerlo, sin necesidad de imprimir y enviar faxes o correos electrónicos.
Indice De Contenidos
Cómo firmar un contrato online
En primer lugar usted debe saber que la firma digital es la herramienta que le permite firmar un documento electrónico con los mismos efectos que una firma tradicional; por lo tanto, es el equivalente electrónico de la rúbrica en papel, o «autógrafo».
La firma digital tiene un alto nivel de seguridad que garantiza la autenticidad de la suscripción y la propiedad de la persona que firma, debido a que ella está contenida en el código de administración digital CAD, el conjunto de reglas sobre documentos de TI y firmas electrónicas.
El CAD establece la validez legal de la firma digital que puede utilizarse como herramienta para regular las relaciones con la administración pública y las relaciones entre particulares.
Teniendo en claro lo antes expuesto, veamos entonces cómo firmar un contrato online de manera válida considerando las siguientes indicaciones práctica.
Si la ley requiere la forma de escritura pública o escritura privada, por ejemplo, venta de bienes inmuebles, siempre es necesario usar una firma tradicional o una firma digital; pero si la ley requiere la forma escrita bajo pena de nulidad, por ejemplo el arrendamiento, se recomienda utilizar una firma tradicional, una firma electrónica avanzada.
Cuando se utiliza una firma electrónica débil, el juez puede evaluar libremente la validez del documento y, en cualquier caso, podría garantizarse en presencia de elementos que ciertamente identifiquen a las partes y su voluntad, por ejemplo, testigos o correspondencia por correo electrónico.
Si no se requiere el formulario escrito, por ejemplo, por acuerdo de confidencialidad o NDA, la firma electrónica débil se puede usar libremente ya que la firma constituye un elemento adicional al acuerdo verbal que en este caso es suficiente
En el caso de una venta de bienes raíces, es necesaria la presencia de un notario y es necesario garantizar la identidad de la persona que firma la escritura con una firma tradicional o una firma digital completamente equivalente. Si dos empresas asociadas que colaboran con frecuencia celebran un nuevo acuerdo comercial simple, es posible utilizar una firma electrónica débil ya que el formulario escrito no es obligatorio y el riesgo de que no se reconozca la validez legal es bajo.
Tipo de firma electrónica
Existen dos categorías principales de firmas, la firma electrónica simple y firma electrónica avanzada; en donde la firma digital es un tipo particular de firma electrónica avanzada, que le puede servir para rubricar diferentes documentos como firmar un contrato online.
Firma electrónica simple
La firma electrónica simple, o «débil», es la firma electrónica menos segura y la que tiene el menor valor legal. Esta firma, de hecho, no tiene las características técnicas necesarias para garantizar su autenticidad y seguridad. En particular, no presenta los certificados y las claves de seguridad de las firmas electrónicas avanzadas. Por ejemplo, imprimir un archivo PDF, firmarlo a mano y luego escanearlo es una simple firma electrónica.
Esta firma no tiene el mismo valor que la de papel y no le da al documento un valor de escritura privado. Esto significa que el valor de la firma electrónica simple es libremente evaluable por un juez, de vez en cuando, en relación con el caso específico. En particular, es posible firmar un contrato con una firma electrónica simple, pero el juez puede no reconocerlo como legalmente válido.
La única firma electrónica que siempre da valor legal al documento electrónico es la firma electrónica avanzada. Sin embargo, incluso un contrato débilmente firmado puede ser válido, por ejemplo, cuando junto con la firma hay otros elementos que ciertamente identifican a las partes y su voluntad, como la presencia de testigos o un intercambio de correos electrónicos a los que solo las partes tienen acceso.
Firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada, o «fuerte», cumple con los requisitos de la ley para identificar al firmante de cierta manera. Es una suscripción informática que garantiza un alto nivel de seguridad y control del propietario. En particular, esta firma tiene los estándares técnicos apropiados para rastrear la firma únicamente al titular. Por ejemplo, la firma grafométrica que se coloca en tabletas especiales, capaz de guardar los datos biométricos del firmante, es un tipo de firma electrónica avanzada.
Esta firma está reconocida por ley como la firma manuscrita y tiene la misma eficacia probatoria que la escritura privada; esto significa que es confiable para reconocer la autoría de un documento de cierta manera. Esta firma puede ser denegada por el propietario solo si este último prueba en la corte que no fue él quien lo colocó en el documento.
La firma electrónica avanzada se divide en dos tipos más: la firma calificada y la firma digital. Ambos tienen el mismo valor y tecnología similar. La diferencia es que la firma calificada (por ejemplo, la tarjeta de salud) se basa en un certificado tecnológico calificado para firmas electrónicas, mientras que la firma digital tiene tanto el certificado como un sistema de clave criptográfica. Por ley, se requiere al menos una de estas dos suscripciones para firmar digitalmente un contrato de transacciones inmobiliarias.
Un documento firmado con una firma simple o débil no ofrece las mismas garantías que una firma avanzada, pero con algunas precauciones puede aumentar el nivel de seguridad.
En primer lugar, el documento debe guardarse en un formato PDF normal y luego debe iniciarse en todas las páginas y en su totalidad al final del documento. No hay diferencia en la firma si imprime el documento, lo firma y lo escanea, o si utiliza un software para firmar el documento electrónico (como Adobe Acrobat o Adobe Reader o la aplicación Preview en Mac). De cualquier manera esta aplicaciones se las mostraremos más adelante en este artículo, luego de tener en claro cómo firmar un contrato online.
Cómo enviar el documento firmado digitalmente
Independientemente del método por el cual se firme el contrato, es importante asegurarse de que la otra parte reciba el documento.
La herramienta recomendada para este propósito, ya sea que haya utilizado una firma electrónica avanzada o haya elegido la firma débil, es siempre el buzón de correo. Esta dirección de correo electrónico le permite asegurarse de recibir el documento, siendo el equivalente de una carta certificada con acuse de recibo. Sin embargo, el correo por sí solo no garantiza la identidad de la contraparte, sino que agrega un nivel adicional de seguridad. Además, en el caso de una empresa, la dirección de correo debe registrarse en la cámara de comercio y mantenerse actualizada para que pueda encontrarla y, por lo tanto, puede encontrarse fácilmente.
Si la contraparte no tiene un buzón de correo, también se puede utilizar una dirección de correo ordinaria. En estos casos, le recomendamos que se asegure de que la dirección de correo electrónico de la contraparte sea correcta y se use regularmente. Además, siempre es preferible solicitar una confirmación de recepción del documento final y mantener la correspondencia por escrito, a fin de tener evidencia adicional de las negociaciones en curso.
¿Cómo de legal es firmar contratos de forma digital?
- Según los entendidos en la materia, para que un contrato digital tenga validez legal debe cumplir obligatoriamente con lo siguiente
- Identidad de la firma, para poder identificar de manera inequívoca al firmante
- Registro de autoría de la firma, en donde se debe certificar en qué momento exacto se llevó a cabo la firma
- Integridad del documento, es necesario certificar que el documento no ha sufrido cambios o alteraciones luego de realizada la firma
¿Cuál es la opinión del abogado?
Como la firma digital tiene la misma validez legal de una rúbrica convencional, al abogado no le queda más que animar a su cliente para que obtenga también la suya.
¿Es necesario un certificado digital para firmar documentos?
Al igual que en el apartado anterior, como se trata de una firma digital legal, no requiere de ningún tipo de certificado adicional.
¿Qué opciones tenemos para firmar contratos online?
La firma digital se adhiere a un documento de computadora con un dispositivo particular, como una tarjeta inteligente o memoria USB, utilizando un software aprobado por una autoridad de certificación. A través del software, se selecciona el archivo a firmar digitalmente y se selecciona el certificado disponible, el dispositivo de firma se inserta en un lector y se selecciona el PIN correspondiente, el tipo de sobre criptográfico (por ejemplo, PAdES, CAdES, XAdES), en relación con el extensión de archivo (por ejemplo, PDF, XML) y presione el botón «Firma».
Entre las diferentes opciones que le podemos recomendar, nuestro principal consejo es que utilice solo programas y aplicaciones, para que la firma digital se guarde solo en el dispositivo.
Adobe Acrobat Reader (aplicación y programa)
Para firmar documentos PDF, nada supera a Adobe Acrobat Reader, disponible como un programa gratuito para Windows / Mac y como una aplicación gratuita para Android e iOS / iPadOS.
Usando el programa o la aplicación, podemos firmar cualquier PDF que tenga un campo de firma por lo tanto, no bloqueado, deslizando el dedo en la pantalla, en el teléfono inteligente o tableta, o creando una nueva firma, usando su fuente favorita y empleando el teclado pantalla. Las firmas creadas pueden guardarse en el dispositivo y reutilizarse si es necesario, de modo que las mismas puedan colocarse en documentos futuros.
DottedSign (en línea y aplicación)
Otro servicio útil para colocar el tipo de firma en documentos y contratos es DottedSign.
Con este servicio, podemos firmar rápidamente cualquier tipo de documento, aplicando nuestra firma electrónica en PDF y otros documentos con un nivel muy alto de seguridad y un sistema de autenticación basado en el envío de un código OTP por correo electrónico para verificar la identidad del firmante, para evitar que nuestra firma se pueda usar sin nuestro consentimiento (de hecho, solo podemos firmar los documentos después de ingresar correctamente la OTP).
Además del sitio web, podemos usar la aplicación DottedSign, disponible para Android y iPhone.
El servicio ofrece un perfil gratuito que puede usarse para las operaciones de firma más comunes, pero le permite obtener numerosos beneficios con una suscripción anual de 60 dólares, con una prueba gratuita de 14 días, para que pueda evaluar cuidadosamente la compra o no de la suscripción.
SignNow (en línea y aplicación)
Otro servicio web muy fácil de usar en diferentes situaciones cómo firmar un contrato online y otros documentos en línea es SignNow o firmar ahora.
SignNow es realmente fácil de usar, simplemente cargue un archivo PDF o un documento de Word, firme con el mouse o escribiendo en el teclado y envíelo por correo electrónico. El sitio ofrece un alto grado de seguridad, la firma es legal y podemos instalar la aplicación dedicada en Android y iPhone / iPad, para que podamos cargar y usar nuestras firmas personales incluso cuando estamos fuera de casa y no tenemos nuestra PC personal a la mano.
HelloSign (en línea y aplicación)
Otro servicio muy efectivo y seguro para crear y mantener la firma digital es HelloSign.
A través de este servicio, podemos crear rápidamente una firma digital válida y legal, que se aplicará a todos los documentos PDF o DOC en nuestro poder; para la creación podemos ayudarnos con el mouse o cargar nuestra firma en formato de imagen, para que podamos convertirla en una firma electrónica lista para usar.
Para crear una firma realista también podemos confiar en la pantalla táctil de nuestros teléfonos inteligentes y tabletas, instalar la aplicación HelloSign para Android e iOS / iPadOS y continuar con la creación.
La versión gratuita del servicio le permite ingresar 3 firmas por mes; y si queremos firmar un número ilimitado de documentos, tendremos que comprar una de las suscripciones disponibles a partir de 13 euros por mes.
SignRequest (en línea)
Si estamos buscando un servicio en línea rápido y gratuito para firmar o tener documentos firmados, recomendamos probar SignRequest.
Con este sitio podremos subir uno o más documentos para firmar y elegir quién debe firmar entre nosotros, y los demás o solo los demás, creando un correo electrónico en el que solicitamos la aplicación de la firma digital. Una vez que se haya creado el correo electrónico, obtendremos un enlace para abrirlo al editor del servicio, que nos permitirá aplicar nuestra firma digital en los campos obligatorios. Actualmente es uno de los mejores servicios de su tipo porque está bien traducido al español, se ofrece de forma gratuita y es muy fácil de configurar y usar.
De igual manera le podemos recomendar otras opciones como
- Dochub, que es uno de los más económicos que están en la red, pero no se deje engañar por su costo, porque si usted lo que desea es saber cómo firmar un contrato online, esta es una aplicación muy intuitiva que le ayudará mucho en este proceso
- DocuSing, este es un poco más costoso, y no lo recomendamos ampliamente porque tiene ciertos límites para la creación de plantillas, y no te permite personalizar
- DigiSinger, al igual que el anterior es un poco costoso para las limitadas oportunidades que ofrece
- Gonitro, que es una de las aplicaciones gratuitas, pero que al igual que las anteriores, tienes ciertas limitaciones a la hora de la creación de las plantillas
- Wp E-Signature, que ofrece documentos ilimitados, y la información se guarda en su propio servidor
La alternativa es Signaturit
Entre todos los casos que hemos probado, definitivamente nos decantamos por Signaturi, no sólo por sus increíbles características técnicas, sino también por su versatilidad para crear plantillas de documentos personalizadas con su propio logo.
Además de ello, Signature también le permite utilizar diferentes tipos de envío, dependiendo de la cantidad de personas que tengan que firmar el documento; y de esta manera se genera una copia legal para cada uno de ellos, si así lo requieren.
Asimismo esta aplicación no requiere de instalación, ya que le basta con un correo electrónico; está en español, lo que ya es de mucha ayuda si usted no domina el inglés, y por si esto fuera poco, también se puede utilizar en cualquier dispositivo.
¿Cómo funciona?
Tal y como le mencionamos antes, no requiere de instalaciones, sólo tiene que registrarse y listo. Una vez que esté registrado y requiera enviar sus documentos o recibir una firma, solo tiene que abrir el correo, adjuntar el archivo, colocar la dirección de correo, y enviar.
Al momento de recibirlo su destinatario, solo tiene que abrir su correo electrónico, hacer clic en ver documento y proceder a firmarlo sin ningún tipo de problemas.
Conclusiones
Hoy en día podemos firmar documentos usando firmas digitales, una copia exacta de las firmas aplicadas en documentos en papel; de esta manera podemos enviar preguntas, firmar PDF o documentos importantes sin tener que imprimir y escanear todo, utilizando servicios en línea, aplicaciones o programas de reemplazo.
Sin usar servicios externos, puede crear la imagen de firma en su computadora con Windows Ink en Windows 10.
Si estos programas que le mostramos en nuestro post no responden a sus necesidades, le invitamos a seguir indagando en la web, en donde con seguridad conseguirá muchos más. Lo importante es que ya tiene el conocimiento de cómo firmar un contrato online, y lo mejor aún, para crear su propia firma digital, por lo que sólo le resta ponerse manos a la obra.
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