El Checklist es uno de los procesos más populares utilizados en muchos aspectos de la vida cotidiana y en especial para los procesos administrativos vinculados a la productividad de un negocio, donde se han desarrollado listas de verificación más automatizadas y acorde con la nueva tecnología que permiten obtener información importante tanto para el beneficio de la empresa como para los trabajadores. En este artículo se indicará ¿Qué es un Checklist? y algunos de sus aspectos más relevantes.
Indice De Contenidos
¿Qué es un Checklist?
Este proceso se llama lista de comprobación, sin embargo, es más popularmente conocido como Checklist, el cual consiste en verificar la ejecución de todos los pasos de un proceso determinado y de esta manera evitar potenciales errores que puedan perjudicar la producción de un artículo o la prestación de un servicio de manera eficaz.
El Checklist es una herramienta muy popular en muchos tipos de negocios, sin embargo, los avances tecnológicos han generado su evolución, así como la de otros procesos administrativos que conforman el área neurálgica de una empresa u organización, por lo tanto, la información recabada se utilizará en las mejoras del proceso administrativo.
¿Cómo se hace un Checklist?
Estas listas de comprobación son muy utilizadas en cualquier ámbito, ya que no se limitan a la producción de un negocio, y están presentes en tareas bastante simples y básicas, por lo que a continuación se indicará ¿Cómo se hace un Checklist?
Un ejemplo cotidiano tiene que ver cuando se hace una lista de los alimentos que necesitamos para ir a realizar las compras en el supermercado, ya que a medida que metemos los productos en el carrito, se acostumbra tildar o tachar el nombre del mismo de la lista de compras, este proceso de verificación permitirá demostrar que una tarea tan sencilla como ir al mercado fue elaborada con éxito, minimizando el margen de error y posibles dudas por si se olvida alguno de los productos que se necesitan en el hogar.
En el caso de realizar un Checklist en una empresa, este permitirá evaluar y certificar que todas las normativas de seguridad en referencia a los procesos administrativos de un área determinada fueron ejecutadas de manera oportuna, por lo tanto, se está garantizando el cumplimiento de cada tarea asignada al trabajador reduciendo los posibles márgenes de error que se encuentran inmersos en cada proceso administrativo que se ejecuta.
Pasos para la elaboración de un Checklist
Un Checklist eficiente permite a la empresa organizarse de manera planificada para evaluar cada paso de las áreas vitales de la misma y de esta manera detectar fallas y corregirlas, incrementando su producción y por ende sus ingresos monetarios. Sin embargo, para lograr esta lista perfecta se deben tomar en cuenta varios aspectos generales, los cuales se detallan a continuación:
Manual de procedimientos y la lista de comprobación
- En primer lugar, se deben extraer todas las tareas de los manuales de procedimientos, debido a que allí se encuentran plasmados cada uno de los pasos que se deben realizar para lograr el objetivo.
- Estas tareas deben ser consideradas en la lista de comprobación sin excepción.
- A pesar de que todas estas tareas sean conocidas y recordadas en un 100% por el gerente de cada área es importante que todos los miembros del equipo de trabajo también las conozcan a detalle, por lo que es sumamente importante documentar en la lista cada una de ellas.
- Este Checklist podrá determinar aquellos puntos donde se desperdician tiempo valioso y recursos de la empresa, que podrían ser invertidos en la mejora de otros procesos que eleven la productividad y las ventas.
Metodología del proceso de Checklist
- Se debe establecer una metodología de acción clara y precisa que pueda ofrecer resultados seguros y confiables que permitan tomar decisiones a futuro.
- Este procedimiento a seguir debe ser aprobado por los gerentes de cada una de las áreas involucradas, quienes velarán porque dicha metodología se cumpla a cabalidad, en caso de violentarse la normativa el resultado final estará fuera de perspectiva.
Adiestramiento para los equipos de trabajo
- Los trabajadores involucrados con las áreas a las que se les aplicará el Checklist deben recibir un adiestramiento sobre el objetivo principal del Checklist, las normativas que serán implementadas y el significado de cada ítem, de esta manera se estará manejando el mismo lenguaje y el mensaje llegará a cada uno sin problemas. Esto es uno de los pasos más difíciles de lograr, donde todos los involucrados en un proceso lo entiendan sin ningún tipo de barrera.
- Es importante suministrar a cada trabajador el formulario con su respectivo instructivo el cual podrá consultar en caso de que se le presenten dudas y así pueda interactuar con sus compañeros de trabajo.
Elaboración de las plantillas
- Las plantillas deben ser elaboradas y pensadas de acuerdo a las necesidades de cada organización, sin embargo, deben ser de fácil interpretación y comprensión por parte de todos los usuarios, quienes serán los que llenen la información paso a paso por cada estación. En caso de hacerlo de manera incorrecta se corre el riesgo de que la información recabada sea imprecisa.
Simplificación de procesos y lenguaje
- El lenguaje utilizado en el Checklist debe ser claro y preciso para que pueda fijarse en la mente de los trabajadores y no lo vean como un proceso aburrido que se pierde entre tantas palabras, sin un significado real y concreto.
- Las interpretaciones erradas pueden perjudicar un proceso administrativo y causar muchos inconvenientes, por lo que entre más claro sea el concepto de lo que se está solicitando mejor.
- El alternar ambos procesos de verificación entre la información recabada por el personal y la certificación personalizada en el área objeto de estudio permiten validar todo lo que se recolectó en esta lista de comprobación.
¿Para qué sirve un Checklist?
Las rutinas de trabajo en las grandes empresas requieren de controles minuciosos en su gran variedad de procesos, es por ello que se explicará para qué sirve un Checklist o lista de verificación de tareas, la cual es considerada como una herramienta de trabajo que permite dejar por escrito que todos los procesos de rutina fueron ejecutados de manera satisfactoria.
Este proceso de verificación es muy efectivo, porque no dejará espacio para las dudas o se expondrá al olvido involuntario de alguna tarea por parte del trabajador, ya que el cerebro humano tiene una capacidad de memoria retentiva muy amplia, pero como todas las habilidades tiene un límite y no puede recordarlo todo.
Importancia de un Checklist para las empresas
El Checklist es muy importante porque permite aglomerar todos los puntos que componen un proceso de trabajo, el cual será verificado a través de dicha lista a fin de certificar que sean cumplidas cada una de ellas por los empleados.
Te invitamos a ver este video con la importancia de la herramienta Checklist para las empresas.
Conoce los beneficios de un Checklist electrónico
Los avances tecnológicos han demostrado que la automatización de los procesos administrativos en cualquier organización le facilita la información en tiempo récord y real, para que sea evaluada y se tomen decisiones importantes que pueden cambiar el rumbo de la empresa.
Es por ello, que la información obtenida a través de un Checklist es muy valiosa y si se pudiera automatizar sería mucho más, ya que se podría utilizar para detectar fallas en los procesos a tiempo y tomar los correctivos necesarios para solventar el problema.
Esta información puede recorrer grandes distancias de una sucursal a otra, con ayuda de los dispositivos electrónicos y sin necesidad de que los trabajadores deban trasladarse a otras áreas, todo lo pueden hacer a través de la web.
El Checklist electrónico es el futuro de las grandes empresas, por lo que pueden mejorar sus procedimientos y llegar a convertir a sus trabajadores en equipos de trabajo de alto rendimiento.
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