Bienvenido nuevamente a esta entrada, donde damos un tratamiento especial a WordPress, por ser un a de los gestores favoritos de numerosos emprendedores y desarrolladores del mundo; gracias a las extraordinarias prestaciones que ofrece, dentro de las cuales está importar y exportar usuarios en WordPress hacia otros sitios, como puede ser el caso eventual de tener 2 webs, y alguno de ellos no funciona bien, debiendo migrar todos los usuarios de un lado a otro más eficiente. ¡Veamos de qué se trata!
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Cómo importar y exportar usuarios en WordPress
Para comenzar se debe resaltar, que WordPress al igual otros gestores de contenidos, aparte de la obviedad de gestionar contenidos en per se, posee y ofrece un sistema propio ideal para administra usuarios, y desde allí migrar a otros sitios, como es exportar usuarios desde WordPress a mailchimp, por ejemplo, entre otros que ya mencionaremos. De tal forma que es posible plantearse mudar usuarios de uno a otro lugar; y es la propuesta de hoy, saber cómo importar y exportar usuarios en WordPres, ni más ni menos.
Pero esto no es nuevo, a que la adición y gestión de usuarios, es otra de los grandes atributos de esta plataforma; por lo que es un hecho poder exportar usuarios desde WordPress a excel, con el fin de usar estos datos en otros espacios, haciéndola sin duda muy atractiva quienes trabajan con esta versátil plataforma.
Pues en definitiva, son los usuarios quienes al final inician sesión en dicho sistema para realizar diversas tareas, bien sea administrar el sitio, generar entradas, gestionar opiniones o, en caso de disponer de algún comercio online, gestionar pedidos, entre otras funciones inherentes.
Pero atención, también hay que saber que importar y/o exportar de manera masiva, demanda de un plugin para exportar usuarios en WordPress de manera sencilla, segura y efectiva al mismo tiempo, esto con la finalidad de gestionar la plataforma en cuestión, además de otros datos, como su tamaño, los roles existentes, etc, y poder observar con una visión amplia este interesante proceso, al tiempo, entender todos los detalles inherentes al proceso.
Y es bajo este escenario claro y limpio, que se podrá proceder a detallar la mejor manera de exportar usuarios en WordPress, con la asistencia sugerida del plugin Import Users From CSV With Meta, el cual ha ido mejorándose con el tiempo. Y actualmente representa el mecanismo ideal para este trabajo con usuarios en el ecosistema de WordPress. Y pese a que hay otros plugins para la importación genérica, sin duda este es el que ofrece instalaciones más activas.
No obstante, con el fin de ofrecer alternativas de plugins disponibles en el mercado y que suele también usarse para exportar usuarios en WordPress, está el plugin Cimy User Manager. El cual se puede instalar igual que el anterior, yendo a la sección Plugins del backoffice de WordPress, y optar en añadir nuevo; luego ubicar el plugin deseado usando el campo de búsqueda ubicado en el extremo superior derecho de la página.
Acto seguido, colocar el título del plugin, cualquiera de las 2 opciones sugeridas, y pulsar enter para iniciar la búsqueda; de haber seguido las acciones debidamente, dicho plugin debería mostrarse como el primer resultado de búsqueda; luego de lo cual lo que sigue es instalarlo y activarlo, y está listo para su uso, yendo a usuarios > Cimy User Manager, y bajando al borde inferior donde está la opción de exportar. Como se observa, es un proceso muy sencillo, para habilitar la posibilidad de importar y exportar usuarios en WordPress.
Usuarios en WordPress
Al igual que otro sistema en línea, al interactuar con WordPress, como sujetos, se logra de dos formas, identificados o no al usuario. En caso de no tener identificación, sin loguear, se lleva a cabo a modo de visitante. Mientras que en el caso de programación, esta función se encuentra en is_user_logged_in(), donde se señala con verdadero o falso, si el usuario tiene identidad o no. Ahora, en caso de ser un visitante y no un usuario oficial del sitio, obedece a 2 razones fundamentales a saber:
- Debido a que alguien hizo el registro con anterioridad, de ser el administrador del sitio, el registro debió hacerse durante la instalación, cuando solicita expresamente el nombre y clave del primer usuario administrador.
- De iniciar sesión, usando el formulario de login básico como wp-login.php, u otra forma para iniciar sesión, como el que suelen usar los proveedores de plugins, como Clean Login. En todo caso, el registro a priori se usa una vez, y el inicio de sesión se hace a priori cada vez que se ingresa al sitio.
Datos que lo definen
Al respecto, cabe resaltar que todo usuario en WordPress dispone para su formalización un protocolo de por menos 3 datos básicos, y un rol, siendo estos requisitos, los mínimos requeridos para cualquier usuario de esta plataforma, dichos requisitos son los siguientes:
- Nombre de usuario.
- Contraseña.
- Correo electrónico.
- Rol.
Por su parte, y a tenor de lo anterior, la identidad del usuario y el correo electrónico, pueden ser coincidentes, no obstante, a efectos de su base de datos, corresponden a 2 datos bien diferenciados entre sí, y que son requeridos por el sistema como requisitos mínimos, veamos cuáles son estos:
- Un usuario y una contraseña para poder iniciar sesión.
- Un correo donde comunicarse.
- Un rol para identificar las capacidades del usuario en el sistema, pues no es igual un usuario que gestiona todo, que un suscriptor, como es el rol más básico existente.
Aunque no es el objetivo primario, el hacer referencia a los roles, si es pertinente, pues sin duda forma parte del proceso que nos ocupa, así como para exportar entradas de WordPress, donde cada rol de un usuario dispone de una serie de capacidades, donde el propio sistema determina las capacidades de dicho usuario. Pero además, se pueden generar nuevos roles o editar los existentes, directo en código o usando un plugin, como User Role Editor, un editor excelente para este trabajo.
Adicional a los 4 datos básicos anteriores, WordPress es capaz de contener por defecto otros interesantes y útiles campos para cada usuario, dentro de los cuales destacan:
- user_nicename: la identidad del usuario en versión amable con la URL, a fin de crear urls como la de autor, pudiendo en este caso, revisar los enlaces permanentes en WordPress.
- user_url: obedece a la url del usuario.
- display_name: se refiere al nombre de usuario que muestra WordPress.
- nickname: corresponde a la muestra por defecto de nombre de usuario.
- first_name: nombre en sí.
- last_name: apellidos.
- description: donde se coloca la biografía.
Además de otros tantos datos en su interior, similares a aquellos existentes al momento cuando se registraron los usuarios, así como el esquema de matices que usa el panel, o bien el indicativo de si el usuario puede o no conectarse a través del SSL. Dichos datos se observan en la ventana de mi perfil o bien en editar usuario, dispuestos en el backend de WordPress.
En caso de requerir datos adicionales, y que serán necesarios casi que en cualquier proyecto que se desarrolle más adelante, la tabla wp_usermeta, es ideal, porque permite almacenar cualquier otro dato que se desee para un usuario. El caso particular de WooCommerce, usa dicha tabla para guardar datos de interés, como es la dirección, ciudad o provincia de los clientes registrados.
El problema de registrar muchos usuarios de WordPress de una vez
Seguro puede surgir la duda del porqué disponer de un instrumento idóneo para importar, o lo que es lo mismo, dar de alta, y tener la necesidad de movilizar masivamente a los usuarios en un sólo momento. Pues bien, esto es conveniente en el caso de contar con un blog; y no para aquellos casos donde se cuente con uno o 3 usuarios o a lo sumo alguno más.
No obstante, como bien se refirió, dentro de las características de WordPress además de ser muy amigable, presta un valioso aporte no sólo a nivel de gestión de contenidos, creando libretas de bitácora, sino para otros escenarios disponibles en esta plataforma. Pero además, su utilidad se dirige también a los sistemas web siguientes:
- Comercio online con WooCommerce o Easy Digital Downloads.
- Lugares de membresía con WooCommerce Membership, Paid Membership Pro, Ultimate Membership Pro o WP Members.
- Redes sociales con BuddyPress.
- Foros con bbPress.
- Sitios de elearning con Sensei o WP LMS Course.
- Intranet de usuarios con WP Customer Area.
- Otros.
Como se puede evidenciar, estos plugins son capaces de gestionar cantidades de datos, superiores de los que se ha contado anteriormente, y para numerosos usuarios. Como puede ser WooCommerce que se tiene como base, y que contienen como mínimo, los siguientes metadatos para cada cliente:
- billing_first_name.
- billing_last_name.
- billing_company.
- billing_address_1.
- billing_address_2.
- billing_city.
- billing_postcode.
- billing_country.
- billing_state.
- billing_phone.
- billing_email.
- shipping_first_name.
- shipping_last_name.
- shipping_company.
- shipping_address_1.
- shipping_address_2.
- shipping_city.
- shipping_postcode.
- shipping_country.
- Shipping_state.
Todos estos metadatos, se visualizan y gestionan en la pantalla de mis direcciones, dispuestos en la página mi cuenta, tal como se puede evidenciar seguidamente. Pero se debe recordar que WooCommerce, permite fijar automáticamente cada pedido y cliente, así como la dirección de facturación y otra para envío. La primera corresponde a billing address, y la otra a shipping address. Después, se tiene para cada una de ellas:
- El nombre.
- Los apellidos.
- La empresa.
- Dos líneas para la dirección.
- La ciudad.
- Los código postal.
- El país.
- El estado.
- Además de la facturación.
- el email y teléfono.
En este sentido, sólo basta un ejercicio de imaginación, al suponer el rellenado de todos estos datos para 100 clientes con 20 metadatos de este estilo, así como los requeridos por WordPress por defecto. Y pese a que el email sea el mismo, hay que rellenar el email de WordPress y el de facturación de WooCommerce; o en el supuesto de los nombres y apellidos, donde se debe colocar 3 veces, e decir, 1 para WordPress, y 2 para WooCommerce, la dirección de facturación y de envío.
Asimismo, hay que tener presente, que algunos de los que arriban a WordPress para usar sus muchos formatos, procede de otro sistema, sea online u offline. Para ilustrar este concepto, de datos de offline que pasan a WordPress, se tienen los siguientes:
En el caso tener una tienda física, y desea dar de alta al total de clientes en la tienda online con fines interactivos. O bien, alguna academia que desea incluir el total de alumnos en un WordPress, para que puedan ingresar a un elearning basado en LMS Course; alguna empresa que pretenda crear una Intranet con WP Customer Area, y así sus colaboradores visualicen los datos internos; entre otros tantos ejemplos que pueden citarse.
En cuyos casos, se tiene la necesidad de importar y exportar usuarios en WordPress, sea para otro WP, para mudarlos a un sistema distinto, o porque se desea analizarlos en una hoja de cálculo, o una base de datos distinta para diversas finalidades.
Instalar el plugin
Luego de referir a los usuarios, los roles, metadatos, además de cómo se disponen los usuarios en los distintos escenarios con WordPress, es tiempo de analizar cómo tiene lugar la importación de los mismos usando un plugin, como los ya referidos, donde destaca Import Users From CSV With Meta. Donde como bien se sabe, primeramente, hay que instalar el mismo; y por ser un plugin gratis, previsto en el repositorio, se debe buscar en:
- El escritorio WordPress.
- En Plugins y agregar el nuevo.
- Ubicar import users, e instalarlo.
En caso de disponer de otro WordPress, se puede hacer directo, acudiendo a dicha opción, e ir a la pestaña de exportar, como segunda opción mostrada. Allí está un comando para exportar un CSV, bajo la planilla adecuada para remitir a los usuarios con su respectiva información y metadatos a otro espacio.
En cuanto a crear un CSV idóneo, e importar los datos de manera certera, primeramente hay que disponer de una herramienta ideal para manejar CSV. Con este fichero comma separated values, que se traduce comor, datos separados a través de comas, obedece a un tipo de fichero sencillo en su manejo, pero potente al mismo tiempo.
Con él se puede manejar un fichero tipo Excel, es decir, con celdas horizontales y verticales muy ligera. Por tanto, actualmente es un estándar de facto, cuando se desea enviar datos de este tipo, bajo un formato de tabla, y de manera sencilla, entre distintos sistemas. y pese a excel permite alojar ficheros como CSV, se sugiere usar LibreOffice u OpenOffice.
La oportunidad de guardar un fichero de esta magnitud con el juego de caracteres UTF-8, resulta muy valioso para usuarios hispanos frecuentes , en donde el idioma posee caracteres no previstos por ASCII estándar, y pueden dar inconveniente con otros juegos de caracteres, como el caso de la Ñ, y aquellas vocales con tilde.
Importar usuarios
Al igual que para exportar usuarios en WordPress, ocurre con la importación, que requiere tener conectado el respectivo plugin, como es el Cimy User Manager, debiendo en este caso, estar instalado y activo previo al inicio de la importación de usuarios. Donde luego de la revisión, hay que ir a usuarios > Cimy User Manager, y concretar el proceso.
Luego de lo anterior, hay que generar un nuevo fichero, para comenzar a rellenar la primera fila, que representa la forma de los datos, por lo que hay que prepararla primero, y después rellenar la segunda fila y subsiguientes, con los datos de cada usuario. De tal modo que estas 2 primeras columnas corresponden a:
- Nombre de usuario.
- Correo electrónico.
Y es de este modo, debido a como se refirió anteriormente, obedecen a datos básicos y necesarios; por lo que estas 2 columnas obligatorias, además de ser las únicas que deben estar en ese orden, y luego desde allí, se pueden colocar en el orden que más convenga, siempre y cuando se escriba bien el nombre de la columna.
Cabe mencionar, que el sistema además de importar usuarios, también les envía un correo con sus datos, donde se pueden incluir la contraseña o clave; donde para esta contraseña se puede:
- De no crearse la columna para las contraseñas, estas se generarán por defecto.
- En caso de crear una columna para las contraseñas, que se debe denominar password, y la celda está vacía, esta contraseña no se actualizará; mientras que al tener valor, este se usará como tal.
Adicional a esta columna de contraseña, conviene incluir otra para el rol que tendrán los usuarios, del modo como sigue:
- De no crearse la columna para los perfiles, estos se elegirán del campo del perfil por defecto, prevista en la pestaña de importación.
Cuando se crea la columna denominada role, y la celda está vacía, se seleccionan aquellos perfiles del campo default role por defecto, prevista en importación; ahora, si la celda cuenta con algún un valor, este se usará como perfil, y de no existir, se usará el mismo por defecto.
Se usarán los slug de los roles, lo que quiere decir, subscriber en lugar de subscriber, como para referencia de fichero CSV. Al respecto cabe mencionar, que a pesar de que WordPress automáticamente no lo autoriza, gracias a este plugin se podrá adicionar distintos roles por usuario, logrando que la columna de role, posea valores separados por comas. Pero además de las citadas 2 columnas especiales para roles y contraseñas, el resto de columnas deben obedece a:
- Dato estándar de WordPress a importar.
- El metadato de que se trate.
- En documentación, está el listado completo de: display_name que muestra el nombre del usuario y shipping_postcode, que incluye el código postal para la facturación.
Por tanto, rellenando la fila inicial con los diversos datos a importar, así como el resto de celdas relacionadas con los usuarios en sí, se debe proceder a guardar el fichero como CSV, relacionados con la primera ventana para importar, desde donde se puede elegir el rol automático, el fichero y listo. Ya el proceso se ejecutará y se crearán, además de actualizar la base de datos de los usuarios en el sistema.
Correos electrónicos y tareas Cron
Como se puede evidenciar, para exportar usuarios en WordPress, se deben relacionar muchos otros factores, tal como es el caso de los correos electrónicos; donde es posible además, enviarlos individualmente para avisarles que se está importado la base. Lo cual es muy significativo, puesto que todos serán objeto de una notificación como nuevo usuario. Dicho correo se configura en la cornisa de opciones de correo, donde se puede agregar cualquier dato que esté siendo objeto de movimiento, o se esté generando, como la contraseña.
Además de ello, el sistema ofrece unas plantillas de correo, en caso de ser habitual hacer importaciones, y en función del tipo de importación, seguramente, se desee enviar algún tipo de correo u otro. Asimismo, se tiene la posibilidad de adicionar tareas Cron de importación. Es decir, aquellas que se ejecutan cada cierto tiempo, de manera independiente; como puede ser leer el CSV a diario para actualizar los datos.
De tal manera que esta herramienta, resulta de mucha utilidad, además de su practicidad para sincronizar bases de datos externas con la de WordPress, lograr integraciones con diversos sistemas, o bien, para actualizar valores determinados, de manera mecánica partiendo de una fuente externa.
Conclusiones
Y de este modo llegamos al final de este post sobre exportar usuarios en WordPress, entre otros aspectos que se tocaron; pues se hizo alusión a usuarios, roles, sus datos y cómo importarlos y exportarlos en esta grandiosa plataforma, cuya intención, es aclarar ciertos conceptos que se mantenían rezagados. Con el único fin de dar a conocer algunas herramientas novedosas para efectuar las importaciones e integraciones de manera amena, rápida, simple, pero efectivas.
Como bien se señaló, exportar usuario en WordPress, es una tarea que en algún momento, por diversas razones, se deben plantear quienes trabajan con esta maravillosa plataforma. Con el único interés de tener una base de datos limpia, real y eficiente; al tiempo de poder acceder a los datos de los usuarios sin conexión, o bien importarlos a otro sitio.
Finalmente, vale agregar que también se hizo referencia a algunos plugins ideales para esta labor, y poder importar exportar usuarios en WordPress, toda vez que de este modo y bajo la asistencia de este mecanismo, se podrá exportar usuarios y trabajar con la data fuera de línea, o importarlos a espacios distintos para optimizarlos. Asimismo, se tiene que en caso de ejecutar un sitio WooCommerce, se puede usar el plugin WooCommerce Export Customer List CSV, con el objeto de exportar la data de los clientes, incluyendo, direcciones físicas.
